6 taken die je in 2027 kunt uitbesteden

We zullen ze in de volgorde doornemen waarin je gast ze ervaart: van de prijs die hij of zij als eerste ziet tot de volgende boeking.

1. De prijzen worden dagelijks bijgewerkt

Dagelijkse prijsaanpassingen zijn het gemakkelijkst te automatiseren, omdat ze volledig op gegevens zijn gebaseerd: vraag, boekingsvolume, concurrenten, evenementen in de regio. Een revenue management-systeem zoals RoomPriceGenie verwerkt de cijfers continu en stuurt de prijzen rechtstreeks naar je kanalen. Als je dit nog steeds elke ochtend in Excel doet, besteed je je beste uur aan rekenwerk.

Tip: Stel de minimum- en maximumprijzen één keer duidelijk vast. Bekijk vervolgens een week lang de aanbevelingen voordat je ze automatisch laat toepassen. Op die manier leer je het systeem kennen en behoud je de controle over het kader.

2. Vragen beantwoorden en aanbiedingen opvolgen

Aanbiedingen die in de inbox blijven liggen zonder dat er iets mee wordt gedaan, zijn weggegeven directe boekingen. Toch is dat precies wat er gebeurt, omdat iemand zich bij de receptie aanmeldt. A correspondentiemanager stelt aanbiedingen samen op basis van je sjablonen, verstuurt deze in de huisstijl van je property en stuurt de gast automatisch een herinnering als hij of zij niet reageert.

Tip: Kijk eens naar je conversiepercentage, dat wil zeggen hoeveel aanbiedingen uiteindelijk tot boekingen leiden. Als je dat cijfer op dit moment niet weet, is dat je eerste inzicht.

3. Gasten begeleiden vóór aankomst

E-mails die vóór aankomst worden verstuurd, bereiken gasten precies op het moment dat ze het meest uitkijken naar hun verblijf. Dat maakt het het ideale moment voor upselling. Een spa-afspraak, laat uitchecken, een wijnarrangement bij het diner: een hotel-CRM-systeem doet hier automatisch suggesties voor, afgestemd op elke gast. Gezinnen krijgen andere suggesties dan stellen, en zakenreizigers weer andere dan weekendgasten.

Tip: Begin met één e-mail, vijf tot zeven dagen voor aankomst, en precies één aanvullende aanbieding per gastsegment. Het is beter om één echt goede e-mail te sturen dan drie die niemand leest.

4. Het samenvoegen en bijhouden van gastgegevens

In 2027 houdt niemand nog handmatig gastgegevens bij. A hotel-CRM haalt deze gegevens uit uw PMS – of dat nu Protel, Mews, Apaleo of ASA is –, voegt dubbele gegevens samen en stelt een dynamisch gastenprofiel samen met verblijven, voorkeuren, omzet en boekingskanaal. Dat loont: hotels die de voorkeuren van hun gasten opslaan, zien hun terugkeerpercentage met wel 20% stijgen. En wanneer de receptioniste die elke vaste gast bij naam kent, vertrekt, blijft haar kennis in het profiel bewaard.

Tip: Controleer hoeveel van je gasten een geldig e-mailadres hebben en toestemming hebben gegeven voor de nieuwsbrief. Alles wat daarna volgt, hangt af van dat aantal.

5. Feedback en beoordelingen verzamelen

In 2027 is het standaard om na vertrek automatisch om feedback te vragen. De interessante vraag is wat er met de antwoorden gebeurt. Het systeem stuurt tevreden gasten door naar beoordelingsplatforms, terwijl kritische feedback eerst intern bij jou terechtkomt.

Tip: Vraag niet alleen om sterren. Een open vraag als “Wat zouden we de volgende keer anders moeten doen?” zegt meer dan welke gemiddelde score dan ook.

6. Gasten terugwinnen in het laagseizoen

Hier sluiten prijsstelling en communicatie met gasten het nauwst op elkaar aan. Je prijssysteem laat zien waar de vraag zwak is, of dat nu de dip in januari is of de leemte in november. Je CRM weet welke gasten precies in die periode eerder bij je hebben verbleven. In plaats van de prijs voor iedereen te verlagen, richt je je op de gasten die juist van die tijd van het jaar houden. Zo houd je je tarief op peil en genereer je directe boekingen. Klanten van Smart Host halen gemiddeld 4-7% van hun omzet uit dit soort campagnes, met een gemiddeld openingspercentage van 36,3% sinds 2018.

Tip: Bepaal eens per jaar welke drie maanden je zwakste zijn en stel voor elk van die maanden een geautomatiseerde campagne op voor je vaste klanten. Vanaf dat moment draait de campagne elk jaar vanzelf.