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28 de abril de 2023

Cinco cosas a tener en cuenta al cambiar tu PMS (sistema de gestión de la propiedad)

En el negocio de la hostelería, todos confiamos en un PMS hotelero para que nos ayude en las operaciones diarias. Sin embargo, cuando a veces dejan de mejorarse, es necesario actualizar los sistemas.

Un gráfico para un blog invitado de sabeeapp sobre las cinco cosas que hay que tener en cuenta al cambiar de PMS.

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En el negocio de la hostelería, todos confiamos en un PMS hotelero para que nos ayude en las operaciones diarias. Sin embargo, cuando a veces dejan de mejorarse, es necesario actualizar los sistemas. El producto que una vez fue una gran ayuda se ha convertido ahora en el ancla que te arrastra hacia abajo. Quizás haya llegado el momento de buscar un PMS hotelero mejor y actualizar la tecnología de tu hotel. Cuando llegue ese momento, habrán ciertos factores que querrás considerar.

Aspectos a tener en cuenta al cambiar de sistema de gestión hotelera: 

  • ¿Cuánto cuesta cambiar? Es importante recordar que "nuevo" no siempre significa "más caro". Con un PMS moderno, basado en la nubehay varias ventajas en cuanto al precio. Normalmente, estos sistemas cobran mensualmente, lo que significa que no tendrás que pagar por adelantado un año ni comprometerte con un contrato a largo plazo. Además, las soluciones basadas en la nube son más abordables puesto que no tendrás que pagar separadamente la instalación, las actualizaciones o las copias de seguridad.
  • ¿Cuándo es el mejor momento para cambiar? No es ningún secreto que el cambio de los sistemas te exigirá tiempo a ti y a tu personal, no sólo con la formación sino con todo el proceso de preparación. Elegir el mejor momento para cambiar de sistema es esencial, típicamente durante la temporada baja, cuando hay menos huéspedes en el hotel. Además, asegúrate de que los empleados que utilicen el nuevo sistema estén disponibles para la formación y no de vacaciones durante la instalación.
  • ¿Tienes conocimientos técnicos? No te preocupes. No pasa nada si no eres un experto en informática. La mayoría de los sistemas basados en la nube son muy fáciles de usar y de aprender. Además, con los sistemas en la nube, el soporte técnico completo es mantenido por el proveedor del sistema. Todo lo que tienes que saber son las funciones básicas del sistema que utilizas en tus operaciones diarias.
  • ¿Qué tipo de integraciones tiene el nuevo sistema? La mayoría de los sistemas basados en la nube son flexibles o ya disponen de integraciones con otras soluciones como software de contabilidad, sistemas TPV para restaurantes, herramientas de precios automatizados como RoomPriceGenie, etc... Con la capacidad de conectar varios otros sistemas y servicios a tu software hotelero basado en la nubepuedes hacer que tu negocio sea más eficiente, rentable y exitoso.
  • ¿Estarán bien protegidos tus datos? La respuesta debería siempre ser “sí”.

Con la ayuda de estas preguntas, podrás comenzar tu búsqueda de un nuevo PMS para tu hotel. Es posible que te sientas agobiado por la cantidad de opciones que obtendrás tras introducir "Sistema de gestión hotelera" en el navegador. Entonces, ¿cómo tomar la decisión correcta con tantos sistemas diferentes disponibles?

En primer lugar, tienes que conocer tu negocio y saber lo que esperas del sistema. Los sistemas de gestión hotelera que encontrarás pueden estar diseñados para proveedores de alojamiento ligeramente diferentes. Aunque las necesidades de cada hotel son únicas, puedes priorizar los requisitos dividiéndolos en " indispensables" y " adicionales".

Lo indispensable

  • La gestión del inventario funciona en tiempo real para supervisar la disponibilidad y el estado de las habitaciones, no sólo internamente, sino también conectadas a las OTA y a aplicaciones de terceros.
  • El software para hoteles es fácil de usar, está basado en la nube y permite al personal modificar las reservas rápidamente. Además, está diseñado para que los nuevos usuarios lo entiendan fácilmente.
  • El Booking Engine permite a los huéspedes hacer reservas directamente, lo que ayuda a ahorrar costes de comisiones que, en caso contrario, irían a terceros.
  • Los análisis y los informes proporcionan un feedback claro sobre las tendencias del negocio y el rendimiento de los ingresos.
  • Una asistencia personalizada en tu idioma, un número de contacto para comunicarte con ellos y un contacto de urgencia fuera del horario laboral.

Lo adicional y útil de tener

  • Es ventajoso contar con un nuevo sistema de gestión hotelera que cumple todos los requisitos (locales) para cada aspecto de tu negocio.
  • Un conjunto de productos adicionales para mejorar la experiencia de los huéspedes, como la posibilidad de reservar instantáneamente tratamientos de spa u obtener consejos sobre cosas que hacer por los alrededores.
  • Si tu negocio incluye un alojamiento y un pequeño restaurante, opta por una solución que se integre con un sistema TPV.
  • El registro de entrada y salida de los huéspedes se puede realizar utilizando las funciones sin contacto de sus dispositivos inteligentes.

¿Cómo planificar una transición sin dificultades?

Para planificar una transición sencilla a un uevo PMS hotelero hay que tener en cuenta varios factores vitales. Una vez que hayas identificado las necesidades de tu propiedad y seleccionado los posibles sistemas de gestión hotelera, se recomienda realizar una "prueba de estrés" aprovechando los periodos de prueba gratuitos que ofrecen muchos proveedores de PMS. Hasta que no estés seguro de que un sistema se ajusta a tus necesidades, no deberás comprarlo o suscribirte a él.

Hay que tener en cuenta varios puntos vitales a la hora de cambiar el PMS de tu hotel para garantizar una transición agradable y sin contratiempos.

  • Para garantizar una transición fluida, es crucial tener un plan y elegir el momento adecuado. Evita los periodos de mayor actividad empresarial o cuando el personal clave está de vacaciones. 
  • Asegúrate de que todas las personas que interactúen con el nuevo sistema se incorporen y reciban una formación exhaustiva. Utiliza los módulos de formación proporcionados por el proveedor de software y aprovecha cualquier formación adicional que ofrecen los expertos.
  • Antes de ponerlo en marcha, asegúrate de que el sistema está completamente configurado y de que todos los datos, incluidos el nombre del hotel, las habitaciones y las tarifas, se introducen durante las sesiones iniciales de formación con la ayuda del proveedor.
  • Por último, fija un plazo para la activación del nuevo sistema, de manera que se disponga de tiempo suficiente para cualquier imprevisto.

En resumen

Aunque sea todo un reto, cambiar a un nuevo sistema de gestión hotelera puede tener importantes ventajas para tu negocio. Evalúa las deficiencias de tu sistema actual, infórmate sobre otros proveedores y da prioridad a funciones críticas como la integración con otros sistemas, la accesibilidad móvil y los servicios de asistencia. 

Si te interesa saber más sobre cómo realizar con éxito la transición a un nuevo PMS hotelero basado en la nube, no dudes en descargarte el libro electrónico gratuito de SabeeApp o visita su sitio web para obtener más consejos e informaciones.

La opinión de RoomPriceGenie

En el pasado, cambiar un sistema de gestión de propiedad solía compararse con una intervención quirúrgica a corazón abierto: necesaria pero siempre arriesgada. Por suerte, con la tecnología moderna en la nube, el proceso se ha vuelto mucho más fácil y menos arriesgado.

Una planificación y preparación adecuadas facilitarán aún más el proceso. Definir las necesidades de tu propiedad es crucial para poder seleccionar el sistema adecuado que satisfaga tus necesidades actuales y futuras. Esta lista de pasos a seguir y los consejos que te ofrecemos te ayudarán a comprender mejor los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de planificar el cambio.

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