El otoño es la temporada de reuniones, y a principios de este año las perspectivas eran muy prometedoras.
En un encuesta de American Express Global Business Travel te cuento, 85% de organizadores de reuniones y eventos se mostraron optimistas respecto al año que viene, lo que supone el máximo de los últimos cinco años.
Entonces estalló la guerra en Oriente Medio, se instaló una mayor incertidumbre económica y el entusiasmo empezó a decaer.
En abril, solo 41% de los encuestados en una Encuesta de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) se mostró optimista respecto al sector de los viajes de negocios.
Aunque sigue habiendo incertidumbre, hay algo que no ha cambiado: la gente sigue queriendo reunirse. Muchos organizadores simplemente están reservando más tarde de lo que solían hacerlo, lo que deja a los hoteles menos tiempo para evaluar las solicitudes y ajustar los precios.
Esto les da a los hoteles independientes y a los grupos hoteleros la oportunidad de aprovechar las reservas de última hora, que suelen ser muy rentables, siempre y cuando tengáis preparadas las estrategias adecuadas de precios y ventas.
Por qué es importante el negocio de los grupos
Los grupos de otoño pueden ser de todo tipo, desde reuniones de empresa, eventos de asociaciones y viajes de incentivo hasta reuniones sociales como visitas guiadas, bodas y reuniones de antiguos alumnos.
Para los hoteles, estas reservas suponen mucho más que llenar habitaciones a gran escala. Los grupos aportan una base de negocio fiable, equilibran la ocupación entre los fines de semana más concurridos y ayudan a llenar las temporadas intermedias, que suelen ser más difíciles de vender.
Esto resulta especialmente útil en otoño, cuando la demanda puede variar bastante de una semana a otra, dependiendo de las conferencias, los eventos locales y las vacaciones escolares.
Los grupos también generan valiosos ingresos complementarios gracias a los espacios para reuniones, el catering, la comida y la bebida, y otros servicios relacionados con property.
No esperes a que los grupos vengan a ti
Conseguir clientes de grupo no siempre es fácil, y por eso muchos hoteles se limitan a esperar a que les lleguen las solicitudes. Pero un enfoque más proactivo puede ayudarte a descubrir oportunidades que tus competidores quizá pasen por alto.
Ponte en contacto directamente con los organizadores locales de reuniones y eventos, los recintos, las empresas, las asociaciones y las agencias de viajes para establecer relaciones antes de que estén listos para reservar.
Colabora con tu equipo de ventas y marketing para dar a conocer en Internet tus instalaciones, ideales para grupos, con paquetes atractivos, fotos profesionales de tus espacios para eventos y testimonios de organizadores anteriores.
También merece la pena colaborar con tu organización de marketing de destino (DMO) o oficina de convenciones local. Suelen ser de los primeros en enterarse de las próximas conferencias, convenciones y eventos importantes que podrían generar una mayor afluencia de visitantes en tu zona.
Más información: 7 formas de que los hoteles capten negocios rentables de grupos
Precios dinámicos: no son solo para reservas de última hora
El coste sigue siendo una de las principales preocupaciones de los organizadores de viajes en grupo. A Encuesta de Cvent descubrieron que 97% cambiaría de su lugar habitual para ahorrarse 20% o menos.
Eso no significa que la solución sea hacer descuentos. En lugar de ofrecer tarifas de grupo «únicas para todos», evalúa cada solicitud en función de tus previsiones, el ritmo de reservas y la demanda prevista para esas fechas.
El objetivo es conseguir las reservas de grupo adecuadas al precio adecuado. En épocas de gran demanda, es posible que puedas cobrar una tarifa más alta. En noches más tranquilas, una oferta más competitiva puede ayudarte a conseguir clientes.
Para reforzar tu propuesta sin tener que bajar la tarifa más de lo necesario, plantéate incluir servicios adicionales como habitaciones de cortesía, suites de categoría superior, condiciones de cancelación flexibles o tarifas reducidas en el alquiler de espacios para reuniones.
Para los organizadores de grupos, es el paquete completo
El precio es importante, pero casi nunca es el único factor decisivo. La capacidad de respuesta, la amabilidad y la flexibilidad de tu equipo, así como la profesionalidad con la que presentes tu propuesta, pueden influir en que consigas o no contratos para grupos y eventos.
La rapidez también es importante, sobre todo cuando las consultas son de última hora. Los organizadores de grupos suelen comparar varios hoteles a la vez, así que poder responder rápido con una propuesta a buen precio puede aumentar mucho tus posibilidades de conseguir el contrato.
Una vez que hayas fijado el precio adecuado, presenta una propuesta detallada y personalizada que destaque el valor único de tu hotel, responda a las necesidades específicas del grupo y facilite a los organizadores la decisión de aceptar.
Más información: Hoteleros, así se crea una propuesta de reserva de grupo ganadora
Herramientas para garantizar el éxito de la temporada de otoño en grupo
Para sacar el máximo partido a tu negocio de grupos en otoño, necesitas la información adecuada para evaluar las oportunidades y maximizar los ingresos. RoomPriceGenie te ofrece varias herramientas diseñadas para ayudarte.
Calculadora de desplazamiento de grupos
¿Deberías aceptar una reserva de grupo o esperar a que llegue una demanda puntual más lucrativa? RoomPriceGenie’s Calculadora de desplazamiento de grupos compara el valor de un grupo propuesto con tus previsiones de ingresos por estancias cortas, lo que te ayuda a hacer presupuestos con confianza, proteger tus fechas más valiosas y tomar decisiones más rentables.
Calendario de eventos
Este otoño, ve un paso por delante con los modelos RoomPriceGenie Calendario de eventos, que reúne en una sola vista, fácil de consultar, las conferencias, los festivales, los conciertos, las vacaciones escolares y otros factores que influyen en la demanda. Al detectar con antelación las fechas de mayor demanda, puedes ajustar los precios de forma proactiva, preparar a tu equipo y evitar perder valiosas oportunidades de ingresos.
Próximamente: Bloques de grupo
Aunque es importante reservar plazas para reservas de grupo provisionales, estas pueden inflar la ocupación y distorsionar tus decisiones sobre precios si no se confirman. Pronto, una nueva función de RoomPriceGenie permitirá a los hoteles gestionar los bloques de grupo por separado, lo que mantendrá la precisión de las previsiones de ocupación y los precios dentro de los objetivos.
Aprovecha al máximo cada reserva de grupo este otoño
El negocio de grupos puede dar ese empujón que tanto necesitas a la ocupación, pero no todas las solicitudes de grupos merecen la pena ni deben tener el mismo precio. Este otoño, los hoteles que más éxito tengan buscarán de forma proactiva oportunidades de grupos y valorarán cuidadosamente cada una de ellas para crear la combinación de negocio más rentable.
Para saber cómo RoomPriceGenie puede ayudarle a aumentar la rentabilidad de su property, inicie su prueba gratuita de nuestra solución automatizada de fijación de precios.
