Dit is een gastblog van onze integratiepartner SabeeApp. Ga voor meer informatie over SabeeApp naar https://www.sabeeapp.com/

In de horeca vertrouwen we allemaal op een PMS voor hotels om te helpen bij de dagelijkse werkzaamheden. Maar als ze soms niet meer verbeteren, moeten de systemen worden bijgewerkt. Het product dat ooit een grote hulp was, is nu het anker geworden dat je naar beneden sleept. Misschien is het tijd om een beter hotel-PMS te zoeken en je hoteltechnologie te upgraden. Als het zover is, zijn er bepaalde factoren waar je rekening mee moet houden.

Dingen waar je rekening mee moet houden als je van hotel property managementsystemen verandert: 

• Hoeveel kost het om te veranderen? Het is belangrijk om te onthouden dat "nieuw" niet altijd "duurder" betekent. Met een moderne, cloudgebaseerd PMSEr zijn verschillende voordelen met betrekking tot de prijs. Meestal worden deze systemen maandelijks in rekening gebracht, wat betekent dat je niet een jaar vooruit hoeft te betalen of een langetermijncontract hoeft af te sluiten. Bovendien zijn cloudgebaseerde oplossingen betaalbaarder omdat je niet apart hoeft te betalen voor installatie, updates of back-ups.
• Wanneer is de beste tijd om te veranderen? Het is geen geheim dat het veranderen van de systemen tijd zal vergen van jou en je personeel, niet alleen met de training maar met het hele voorbereidingsproces. Het kiezen van de beste tijd voor het omschakelen van systemen is essentieel, meestal tijdens het laagseizoen wanneer er minder gasten in het hotel zijn. Zorg er bovendien voor dat medewerkers die het nieuwe systeem gebruiken beschikbaar zijn voor training en niet op vakantie zijn tijdens de installatie.
• Heb je technische kennis? Maak je geen zorgen. Het is niet erg als je geen computernerd bent. De meeste cloudgebaseerde systemen zijn zeer gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te leren. Bovendien wordt bij cloudsystemen de volledige technische ondersteuning verzorgd door de leverancier van het systeem. Je hoeft alleen maar de basisfuncties van het systeem te kennen die je dagelijks gebruikt.
• Wat voor soort integraties heeft het nieuwe systeem? De meeste cloudgebaseerde systemen zijn flexibel of hebben al integratie met andere oplossingen, zoals boekhoudsoftware, kassasystemen voor restaurants, geautomatiseerde prijstools zoals RoomPriceGenie, enz. cloudgebaseerde hotelsoftwarekunt u uw bedrijf efficiënter, winstgevender en succesvoller maken.
• Zijn je gegevens veilig? Het antwoord moet altijd ja zijn.

Met behulp van deze vragen kun je beginnen met je zoektocht naar een nieuw hotel-PMS. Je wordt misschien overweldigd door het aantal keuzes dat je krijgt na het invoeren van 'Hotel Management Systeem' in de browser. Hoe maak je nu de juiste keuze met zoveel verschillende systemen?

Ten eerste moet je je bedrijf kennen en weten wat je van het systeem verwacht. Sommige hotel property beheersystemen die je zult vinden, zijn ontworpen voor iets andere aanbieders van accommodatie. Hoewel de behoeften van elk hotel uniek zijn, kun je de vereisten over het algemeen prioriteren door ze op te delen in "must-haves" en "nice-to-haves".

Must-haves

• Inventarisbeheer werkt in realtime om de beschikbaarheid en status van kamers bij te houden, niet alleen intern maar ook verbonden met OTA's en toepassingen van derden.

• De hotelsoftware is gebruiksvriendelijk, cloudgebaseerd en stelt het personeel in staat om reserveringen snel aan te passen. Het is ook zo ontworpen dat nieuwe gebruikers het gemakkelijk kunnen begrijpen.
• De Boekingsmotor stelt gasten in staat om rechtstreeks te reserveren, wat helpt besparen op commissiekosten die anders naar derden zouden gaan.
• Analytics en rapportage geven duidelijke feedback over bedrijfstrends en omzetprestaties.
• Persoonlijke ondersteuning in jouw taal, een contactnummer om ze te bereiken en een contactpersoon voor noodgevallen buiten kantooruren.

Nice-to-haves

• Het is voordelig om een nieuw hotel property managementsysteem te hebben dat voldoet aan alle (lokale) eisen voor elk aspect van je bedrijf.
• Een reeks aanvullende producten om de gastervaring te verbeteren, zoals de mogelijkheid om direct spabehandelingen te boeken of advies te krijgen over dingen die in de omgeving te doen zijn.
• Als je bedrijf accommodatie en een klein restaurant omvat, overweeg dan een oplossing die integreert met een kassasysteem.
• Gasten kunnen in- en uitchecken met behulp van contactloze functies op hun slimme apparaten.

Hoe plan je een soepele overgang?

Een soepele overgang plannen naar een nieuw hotel PMS vereist een zorgvuldige afweging van een aantal belangrijke factoren. Zodra u de behoeften van uw property hebt geïdentificeerd en potentiële property managementsystemen hebt geselecteerd, is het raadzaam om een "stresstest" uit te voeren door gebruik te maken van gratis proefperioden die door veel PMS-aanbieders worden aangeboden. Pas als u er zeker van bent dat een systeem aan uw eisen voldoet, moet u het aanschaffen of u erop abonneren.

Er zijn verschillende belangrijke punten waar je rekening mee moet houden als je van hotel PMS verandert om een soepele en naadloze overgang te garanderen.

• Voor een naadloze overgang is het cruciaal om een plan te hebben en de juiste timing te kiezen. Vermijd periodes van grote bedrijfsactiviteit of wanneer belangrijk personeel op vakantie is. 
• Zorg ervoor dat iedereen die met het nieuwe systeem werkt, goed ingewerkt en getraind is. Maak gebruik van de trainingsmodules van de softwareleverancier en maak gebruik van eventuele aanvullende trainingen die experts aanbieden.
• Voordat je live gaat, moet je ervoor zorgen dat het systeem volledig is geconfigureerd en dat alle gegevens, inclusief hotelnaam, kamers en tarieven, zijn ingevoerd tijdens de eerste trainingssessies met hulp van de leverancier.
• Stel ten slotte een deadline vast waarbinnen het nieuwe systeem moet draaien, zodat er voldoende tijd is voor onverwachte problemen.

Samengevat

Concluderend: hoewel het een uitdaging is, kan de overstap naar een nieuw property managementsysteem aanzienlijke voordelen hebben voor je hotelbedrijf. Beoordeel de tekortkomingen van uw huidige systeem, onderzoek andere aanbieders en geef prioriteit aan belangrijke functies zoals integraties met andere systemen, mobiele toegankelijkheid en ondersteuningsdiensten. 

Als je meer wilt weten over hoe je succesvol kunt overstappen op een nieuw hotel PMS in de cloud, download dan zeker het gratis ebook van SabeeApp of bezoek hun website voor meer tips en inzichten.

De RoomPriceGenie nemen

In het verleden werd het overschakelen van een property managementsysteem vergeleken met een open hartoperatie - noodzakelijk maar altijd riskant. Gelukkig is het proces met de moderne cloudtechnologie veel eenvoudiger en minder riskant geworden.

Een goede planning en voorbereiding zal het proces nog soepeler laten verlopen. Het bepalen van de behoeften van je property is cruciaal, zodat je het juiste systeem kunt kiezen dat nu en in de toekomst aan je behoeften voldoet. Deze checklist en tips geven je inzicht in onderwerpen waar je aan moet denken bij het plannen van een overstap.