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April 28, 2023

Fünf Dinge, die Sie beim Wechsel Ihres PMS (Property Management System) beachten sollten

Im Hotelgewerbe verlassen wir uns alle auf ein Hotel-PMS, um die täglichen Betriebsabläufe zu unterstützen. Allerdings müssen die Systeme aktualisiert werden, sobald diese nicht mehr verbessert werden können.
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Im Hotelgewerbe verlassen wir uns alle auf ein Hotel-PMS, um die täglichen Betriebsabläufe zu unterstützen. Allerdings müssen die Systeme aktualisiert werden, sobald diese nicht mehr verbessert werden können. Was früher eine große Hilfe war, ist jetzt zu einem Bremsklotz geworden, der die Abläufe verlangsamt. Daher ist es vielleicht an der Zeit, ein besseres Hotel-PMS zu finden und Ihre Hoteltechnologie auf den neuesten Stand zu bringen. Dazu sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen.

Was ist bei einem Wechsel des Hotelverwaltungssystems zu beachten? 

  • Was kostet der Wechsel? Man sollte bedenken, dass "neu" nicht immer "teurer" bedeutet. Ein modernes, cloudbasiertes PMSbietet mehrere Vorteile hinsichtlich der Preisgestaltung. Diese Systeme werden in der Regel monatlich abgerechnet, d. h. Sie müssen nicht für ein Jahr im Voraus bezahlen oder sich langfristig an einen Vertrag binden. Außerdem sind Cloud-basierte Lösungen kostengünstiger, da Sie nicht separat für Installationen, Updates oder Backups zahlen müssen.
  • Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Systemumstellung? Selbstverständlich erfordert die Umstellung der Systeme eine gewisse Zeit von Ihnen und Ihrem Personal, nicht nur für die Schulung, sondern auch für den gesamten Vorbereitungsprozess. Es ist wichtig, den besten Zeitpunkt für den Systemwechsel zu wählen, nämlich bestenfalls in der Nebensaison, wenn weniger Gäste anwesend sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitarbeiter, die das neue System nutzen, während der Installation für Schulungen zur Verfügung stehen und nicht im Urlaub sind.
  • Verfügen Sie über technische Kenntnisse? Machen Sie sich keine Sorgen. Auch wenn Sie kein Computerfreak sind, ist es kein Problem. Die meisten cloudbasierten Systeme sind sehr benutzerfreundlich und leicht zu erlernen. Außerdem wird bei Cloud-Systemen der gesamte technische Support vom Systemanbieter übernommen. Sie benötigen nur die grundlegenden Systemfunktionen, die Sie täglich nutzen.
  • Was für Integrationsmöglichkeiten bietet das neue System? Die meisten cloudbasierten Systeme sind flexibel oder verfügen bereits über eine Integration mit anderen Lösungen wie Buchhaltungssoftware, Restaurant-Kassensystemen, automatisierten Preisgestaltungstools wie RoomPriceGenie usw.. Durch die Möglichkeit, unterschiedliche weitere Systeme und Dienste mit Ihrer cloudbasierten Hotelsoftwarezu verbinden, können Sie Ihr Unternehmen effizienter, profitabler und damit auch erfolgreicher machen.
  • Werden Ihre Daten geschützt sein? Die Antwort sollte immer ja lauten.

Anhand dieser Frage können Sie die Suche nach Ihrem neuen Hotel-PMS beginnen. Vielleicht sind Sie überwältigt von der Anzahl der Auswahlmöglichkeiten, die Sie erhalten, wenn Sie "Hotelmanagementsystem" in Ihren Browser eingeben. Wie trifft man also die richtige Entscheidung, wenn so viele verschiedene Systeme zur Verfügung stehen?

Zuerst müssen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Erwartungen an ein solches System gut kennen. Einige der angebotenen Systeme zur Verwaltung von Hotelimmobilien sind für relativ ähnliche Beherbergungsbetriebe konzipiert. Obwohl die Bedürfnisse jedes Hotels einzigartig sind, können Sie die Anforderungen im Allgemeinen priorisieren, indem Sie sie in "Must-haves" (muss ich haben) und "Nice-to-haves" (hätte ich gerne) unterteilen.

Must-haves

  • Die Inventarverwaltung arbeitet in Echtzeit, um die Verfügbarkeit und den Stand der Zimmer zu verfolgen, und zwar nicht nur intern, sondern auch in Verbindung mit OTAs und Drittanwendungen.
  • Die Hotel-Software ist benutzerfreundlich, Cloud-basiert und ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Reservierungen schnell zu ändern. Außerdem ist sie so konzipiert, dass sie auch von neuen Benutzern leicht zu verstehen ist.
  • Mit der Booking Engine können Gäste direkte Reservierungen vornehmen, was dazu beiträgt, Provisionskosten zu sparen, die sonst an Drittanbieter gehen würden.
  • Analysen und Berichte bieten ein klares Feedback über Geschäftstrends und Umsatzentwicklung.
  • Ein personalisierter Support in Ihrer Muttersprache, eine Kontaktnummer, die Sie erreichen können, sowie ein Notfallkontakt außerhalb der Geschäftszeiten stehen ebenfalls zur Verfügung.

Nice-to-haves

  • Vorteilhaft ist ein neues Hotelverwaltungssystem, welches alle (lokalen) Bedürfnisse für jeden Aspekt Ihres Unternehmens erfüllt.
  • Zusätzliche Produkte zur Verbesserung des Gast- Erlebnis, z. B. die sofortige Buchung von Spa-Behandlungen oder Tipps für Aktivitäten in der Umgebung.
  • Wenn Ihr Betrieb auch Übernachtungsmöglichkeiten und ein kleines Restaurant anbietet, sollten Sie über eine Lösung nachdenken, die mit einem POS-System verbunden werden kann.
  • Der Check-in und Check-out erfolgt über kontaktlose Funktionen auf den Smart Devices der Gäste.

Wie soll man einen reibungslosen Übergang planen?

Bei der Planung eines reibungslosen Übergangs zu einem neuen Hotel-PMS müssen mehrere wichtige Faktoren sorgfältig berücksichtigt werden. Nachdem Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens ermittelt und potenzielle Property-Management-Systeme ausgewählt haben, empfiehlt es sich, einen "Stresstest" vorzunehmen, bei dem Sie die kostenlosen Testphasen nutzen, die von vielen PMS-Anbietern angeboten werden. Erst wenn Sie sicher sind, dass ein System Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie sich für den Kauf oder ein Abonnement entscheiden.

Bei einem PMS-Wechsel Ihres Hotels sind mehrere wichtige Punkte zu beachten, um einen reibungslosen und nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

  • Damit die Umstellung reibungslos verläuft, ist es wichtig, einen Plan zu haben und den richtigen Zeitpunkt zu wählen. Berücksichtigen Sie Zeiten mit hoher Geschäftsaktivität oder in denen zuständige Mitarbeiter im Urlaub sind. 
  • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit dem neuen System arbeiten, gründlich geschult und eingearbeitet werden. Nutzen Sie die vom Software Anbieter bereitgestellten Schulungsmodule und nehmen Sie zusätzliche Schulungen in Anspruch, die von Experten angeboten werden.
  • Vor der Inbetriebnahme sollten Sie sicherstellen, dass das System vollständig konfiguriert ist und alle Daten, einschließlich Hotelnamen, Zimmer und Preise, während der ersten Schulungen mit Hilfe des Anbieters eingegeben werden.
  • Außerdem sollten Sie einen Termin für die Inbetriebnahme des neuen Systems festlegen und genügend Zeit für unerwartete Probleme einplanen.

Fazit

Zusammengefasst kann der Wechsel zu einem neuen Hotelverwaltungssystem, auch wenn er eine Herausforderung darstellt, deutliche Vorteile für Ihr Hotelunternehmen mit sich bringen. Überprüfen Sie die Schwachpunkte Ihres aktuellen Systems, informieren Sie sich über andere Anbieter und setzen Sie Prioritäten bei wichtigen Funktionen wie Integrationsmöglichkeiten für andere Systeme, mobile Erreichbarkeit und Supportleistungen. 

Falls Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie erfolgreich auf ein neues cloudbasiertes Hotel-PMS umsteigen können, laden Sie sich das kostenlose eBook von SabeeApp herunter oder besuchen Sie die Website des Unternehmens, um weitere Tipps und Einblicke zu erhalten.

Die Meinung von RoomPriceGenie

Die Umstellung eines Immobilienverwaltungssystems wurde früher oft mit einer Operation am offenen Herzen verglichen - sie war zwar notwendig, aber immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Zum Glück ist der Prozess mit der modernen Cloud-Technologie viel einfacher und weniger risikoreich geworden.

Eine gute Planung und Vorbereitung macht den Prozess noch reibungsloser. Es ist wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Immobilie zu definieren, damit Sie das richtige System auswählen können, das Ihre Anforderungen jetzt und in Zukunft erfüllen wird. Mit dieser Checkliste und unseren Tipps erhalten Sie einen Einblick in die Themen, die Sie bei der Planung einer Umstellung beachten sollten.

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