GDS, CRS, CRM, PMS, RMS, Channel Manager, Booking Engine. Cloud-gebaseerd, on-site, yield management, revenue management, rate parity, blah blah blah, RevPAR. Als dit is hoe je zoektocht naar hotelmanagementsoftware er tot nu toe heeft uitgezien, laat ons dan proberen te helpen om het allemaal in elkaar te passen.
Het bovenstaande diagram toont een eenvoudige hotel software set-up die voldoende zou moeten zijn voor de meeste kleine hotels. Voor grotere hotels die deel willen uitmaken van het netwerk van reisbureaus, zullen we dit later bespreken.
PMS en Revenue Management systeem
De eerste bouwsteen van een hotelmanagementoplossing is het property managementsysteem (of PMS). Dit is de database waarin al je klantgegevens en boekingen worden opgeslagen. Property managementsysteem kan worden gebruikt om de schoonmaak te organiseren, facturen te maken en je in het algemeen te helpen bij het runnen van je hotel.
We hebben geschreven hier waar je op moet letten bij het kiezen van een PMS. Het is heel belangrijk om de juiste keuze te maken, want het is een heel gedoe om later over te stappen op andere hotelsoftware; je moet al je gegevens overzetten. Als je hierover advies wilt, neem dan contact met ons op via het formulier.
Een goed property management systeem staat open voor andere apps, een beetje zoals een I-phone dat is. Wij bieden bijvoorbeeld een zeer goede revenue management/yield management app (de termen zijn uitwisselbaar, en het kan ook bekend staan als een Revenue Management Systeem; kortweg RMS). Dit betekent dat we ervoor zorgen dat je kamer perfect geprijsd is om de meeste inkomsten te krijgen (of het verhogen van je RevPAR in hoteljargon). Als je dit wilt gebruiken, moet het PMS het makkelijk maken. En er zijn veel andere toepassingen die je kunnen helpen om ervoor te zorgen dat de gast de best mogelijke ervaring heeft, dat je betere recensies krijgt, dat je je hotel op de juiste manier aan de juiste mensen kunt verkopen. Deze laatste hotelsoftware wordt software voor klantenrelatiebeheer genoemd en is het bovenstaande CRM acroniem. Misschien vind je de factuur die je PMS maakt zelfs niet mooi; maak je geen zorgen - nu of in de toekomst komt er een app die mooiere facturen maakt.
Hogere veiligheid van een cloudgebaseerd systeem
Open property beheersystemen zijn meestal cloud-gebaseerd omdat dit updates veel gemakkelijker maakt. We raden een cloudgebaseerd hotelbeheersysteemmaar ook om andere redenen in plaats van een hotelsysteem op locatie. Waarom? Omdat een cloudsysteem veel veiliger is. Het moet altijd beschikbaar zijn, zelfs als je computer crasht; je kunt er overal bij. Je zou nooit gegevens moeten verliezen met een cloudsysteem, omdat ze automatische en regelmatige back-ups hebben. Upgrades kunnen gemakkelijker worden uitgevoerd en bugs kunnen direct worden verholpen. De hele softwarewereld is de afgelopen jaren overgestapt op de cloud en daar is een goede reden voor.
Er is dus het property beheersysteem zelf, en dan zijn er apps van derden die verbinding kunnen maken met het property beheersysteem, zoals te zien is in het diagram. Dit zorgt voor het runnen van het hotel. Maar hoe zit het met de verkoop van de kamers aan de buitenwereld?
De kanaalbeheerder
Tenzij je alleen maar trouwe klanten hebt die je altijd rechtstreeks bellen en boeken, heb je een channel manager nodig. Dit is een stukje hotelmanagementsoftware dat bovenop je property managementsysteem zit. De channel manager neemt je prijzen en beschikbaarheid en distribueert deze naar andere plaatsen. Een van deze plaatsen is een booking engine waarmee je rechtstreeks boekingen kunt maken op je website.
Zodra een boeking wordt gemaakt de channel manager stuurt de boeking terug naar uw property management systeem. Dit verandert de inventaris in uw hotel property management systeem en ook in de channel manager, wat betekent dat de kamer niet twee keer wordt verkocht.
De channel manager kan de prijzen ook naar zoveel andere leveranciers sturen als je wilt. Dit kunnen online reisbureaus zijn, zoals booking.com en Expedia. Het kunnen ook andere verkoopkanalen zijn zoals Trip Advisor. Ook hier wordt de inventaris automatisch bijgewerkt telkens als je een boeking krijgt.
Nog een punt: als je toegang wilt krijgen tot het netwerk van reisagenten, is er hotelsoftware die de beschikbaarheid van een aantal hotels voor reisagenten samenvoegt. De definities zijn vaag, maar in grote lijnen wordt de inventaris van alle hotels opgeslagen in een Centraal Reserveringssysteem (CRS) en gedistribueerd via een Global Distribution System (GDS).
Conclusie
Algemene software in de hotelbranche is geweldig. In het begin is het verwarrend, maar als je het omarmt, krijg je meer boekingen, verdien je meer geld, krijg je betere recensies, blijere klanten en meer terugkerende klanten. Bovendien kan het veel administratief werk uit handen nemen.
Hoewel het soms moeilijk is om aan nieuwe software te wennen, is het een investering die zich vele malen terugbetaalt.
Ik hoop dat dit heeft geholpen. Als je meer tips wilt, kun je mijn boek downloaden hier. En waarom meld je je niet aan voor een gratis proefversie van onze prijssoftware voor kamers - hiermee verdien je veel meer geld in slechts 5 minuten per dag.
