De herfst is het seizoen van de bijeenkomsten, en aan het begin van dit jaar waren de vooruitzichten veelbelovend.
In een onderzoek door American Express Global Business Travel, 85% van de organisatoren van bijeenkomsten en evenementen gaven aan optimistisch te zijn over het komende jaar – het hoogste percentage in vijf jaar.
Toen brak er oorlog uit in het Midden-Oosten, nam de economische onzekerheid toe en begon het enthousiasme af te nemen.
In april waren er slechts 41% respondenten in een Enquête van de Global Business Travel Association (GBTA) bleef optimistisch over de sector van de zakenreizen.
Hoewel er nog steeds onzekerheid heerst, is er één ding dat niet is veranderd: mensen willen nog steeds samenkomen. Veel organisatoren boeken nu gewoon later dan vroeger, waardoor hotels minder tijd hebben om aanvragen te beoordelen en hun prijzen aan te passen.
Dat biedt onafhankelijke hotels en hotelketens de kans om winstgevende last-minute-boekingen binnen te halen – mits u klaar bent met de juiste prijs- en verkoopstrategieën.
Waarom zakendoen in groepsverband belangrijk is
Er zijn allerlei soorten najaarsbijeenkomsten, variërend van zakelijke bijeenkomsten, evenementen van verenigingen en incentive-reizen tot sociale bijeenkomsten zoals rondleidingen, bruiloften en reünies.
Voor hotels betekenen deze boekingen meer dan alleen het op grote schaal vullen van kamers. Groepen vormen een betrouwbare bron van inkomsten, zorgen voor een gelijkmatige bezetting tussen drukke weekenden door en helpen bij het vullen van de tussenseizoenen, die vaak moeilijker te verkopen zijn.
Dat is vooral van groot belang in de herfst, wanneer de vraag van week tot week sterk kan schommelen, afhankelijk van conferenties, lokale evenementen en schoolvakanties.
Groepen genereren bovendien waardevolle neveninkomsten via vergaderruimtes, catering, eten en drinken en andere diensten op property.
Wacht niet tot groepen naar je toekomen
Het werven van zakelijke klanten is niet altijd even gemakkelijk, en daarom wachten veel hotels gewoon af tot er aanvragen binnenkomen. Maar met een proactievere aanpak kunt u kansen ontdekken die uw concurrenten wellicht over het hoofd zien.
Neem rechtstreeks contact op met lokale organisatoren van bijeenkomsten en evenementen, locaties, bedrijven, verenigingen en reisbureaus om een band op te bouwen nog voordat zij klaar zijn om te boeken.
Werk samen met uw verkoop- en marketingteam om uw groepsvriendelijke faciliteiten online onder de aandacht te brengen met aantrekkelijke arrangementen, professionele foto’s van uw evenementenruimtes en getuigenissen van eerdere organisatoren.
Het loont ook de moeite om samen te werken met uw lokale organisatie voor bestemmingsmarketing (DMO) of congresbureau. Zij zijn vaak als een van de eersten op de hoogte van aanstaande conferenties, congressen en grote evenementen die voor extra drukte in uw regio kunnen zorgen.
Meer informatie: 7 Manieren voor hotels om winstgevende groepsactiviteiten binnen te halen
Dynamische prijsstelling: niet alleen voor tijdelijke boekingen
De kosten blijven een van de grootste zorgen voor organisatoren van groepsreizen. A Cvent-enquête bleek dat 97% van hun favoriete locatie zouden afstappen om 20% of minder te besparen.
Dat betekent niet dat kortingen de oplossing zijn. In plaats van standaard groepstarieven aan te bieden, moet je elke aanvraag beoordelen op basis van je prognose, het tempo van de boekingen en de verwachte vraag voor die data.
Het doel is om de juiste groepsreserveringen binnen te halen tegen de juiste prijs. In periodes van grote vraag kun je wellicht een hoger tarief vragen. Op rustigere avonden kan een concurrerender aanbod helpen om klanten binnen te halen.
Om uw offerte aantrekkelijker te maken zonder uw tarief onnodig te verlagen, kunt u overwegen om extra voordelen op te nemen, zoals gratis kamers, suites van een hogere categorie, flexibele annuleringsvoorwaarden of lagere huurprijzen voor vergaderruimtes.
Voor groepsorganisatoren is het het complete pakket
De prijs is belangrijk, maar meestal niet de enige doorslaggevende factor. De reactiesnelheid, vriendelijkheid en flexibiliteit van je team, en de mate van professionaliteit waarmee je je offerte presenteert, kunnen allemaal van invloed zijn op het binnenhalen van opdrachten voor groeps- en evenementenorganisatie.
Snelheid is ook belangrijk, vooral bij last-minute aanvragen. Organisatoren van groepsreizen vergelijken vaak meerdere hotels tegelijk, dus als u snel kunt reageren met een voordelig voorstel, vergroot u uw kansen om de opdracht binnen te halen aanzienlijk.
Zodra u de juiste prijs hebt vastgesteld, legt u een gedetailleerd, op maat gemaakt voorstel voor waarin de unieke meerwaarde van uw hotel wordt benadrukt, wordt ingegaan op de specifieke behoeften van de groep en wordt het voor de organisatoren gemakkelijk gemaakt om ja te zeggen.
Meer informatie: Hoteliers, zo maak je een winnend boekingsvoorstel voor groepen
Hulpmiddelen om een succesvol groepsseizoen in de herfst te garanderen
Om optimaal te profiteren van de herfstseizoenactiviteiten voor groepen, hebt u de juiste informatie nodig om kansen te beoordelen en de omzet te maximaliseren. RoomPriceGenie biedt verschillende hulpmiddelen die u daarbij kunnen helpen.
Groepsverplaatsingscalculator
Moet je een groepsreservering accepteren of wachten op lucratiever individuele boekingen? RoomPriceGenie’s Groepsverplaatsingscalculator vergelijkt de waarde van een voorgestelde groep met uw verwachte inkomsten uit kortstondig verblijf, waardoor u met vertrouwen offertes kunt opstellen, uw meest waardevolle data kunt reserveren en winstgevendere beslissingen kunt nemen.
Kalender
Blijf deze herfst een stap voor met de RoomPriceGenie’s Kalender, waarmee conferenties, festivals, concerten, schoolvakanties en andere factoren die de vraag beïnvloeden in één overzichtelijk beeld worden samengebracht. Door data met een hoge vraag vroegtijdig te signaleren, kunt u uw prijzen proactief aanpassen, uw team voorbereiden en voorkomen dat u waardevolle omzetkansen misloopt.
Binnenkort beschikbaar: Groepsblokken
Hoewel het belangrijk is om ruimte vrij te houden voor voorlopige groepsreserveringen, kunnen deze de bezettingsgraad kunstmatig opdrijven en uw prijsbeslissingen verstoren als ze niet definitief worden. Binnenkort zullen hotels dankzij een nieuwe functie van RoomPriceGenie groepsreserveringen afzonderlijk kunnen beheren, waardoor de bezettingsprognoses nauwkeurig blijven en de prijsstelling op koers blijft.
Zorg ervoor dat elke groepsreservering deze herfst de moeite waard is
Groepsboekingen kunnen een broodnodige impuls geven aan de bezettingsgraad, maar niet elke groepsaanvraag is het waard om te accepteren of moet tegen hetzelfde tarief worden aangeboden. Dit najaar zullen de meest succesvolle hotels proactief op zoek gaan naar mogelijkheden voor groepsboekingen en de waarde van elke aanvraag zorgvuldig afwegen om zo de meest winstgevende mix van activiteiten samen te stellen.
Om te leren hoe RoomPriceGenie uw property kan helpen de winstgevendheid van uw property te verhogen, start uw gratis proefabonnement van onze geautomatiseerde prijsoplossing!
