Der Herbst ist die Zeit der Tagungen, und zu Beginn dieses Jahres sahen die Aussichten sehr vielversprechend aus.
In einem Umfrage von American Express Global Business Travel, 85% der Veranstaltungsplaner gaben an, sie seien optimistisch, was das kommende Jahr angeht – ein Fünfjahreshoch.
Dann brach im Nahen Osten ein Krieg aus, es kam zu größerer wirtschaftlicher Unsicherheit, und die Begeisterung begann nachzulassen.
Bis April hatten nur 41% der Befragten in einer Umfrage der Global Business Travel Association (GBTA) blieb optimistisch, was die Geschäftsreisebranche angeht.
Auch wenn weiterhin Unsicherheit herrscht, hat sich eines nicht geändert: Die Menschen wollen sich nach wie vor treffen. Viele Veranstalter buchen einfach später als früher, sodass den Hotels weniger Zeit bleibt, Anfragen zu prüfen und ihre Preise anzupassen.
Das bietet unabhängigen Hotels und Hotelketten die Chance, lukrative Last-Minute-Geschäfte zu machen – vorausgesetzt, ihr seid mit den richtigen Preis- und Vertriebsstrategien darauf vorbereitet.
Warum das Gruppengeschäft wichtig ist
Herbstgruppen gibt es in vielen Formen, von Firmentagungen, Vereinsveranstaltungen und Incentive-Reisen bis hin zu gesellschaftlichen Anlässen wie Führungen, Hochzeiten und Klassentreffen.
Für Hotels bedeuten diese Buchungen mehr als nur eine hohe Zimmerauslastung. Gruppen bieten eine verlässliche Geschäftsgrundlage, gleichen die Auslastung zwischen stark frequentierten Wochenenden aus und helfen dabei, die Nebensaison zu füllen, die oft schwerer zu verkaufen ist.
Das ist besonders im Herbst von Vorteil, wenn die Nachfrage je nach Konferenzen, lokalen Veranstaltungen und Schulferien von Woche zu Woche stark schwanken kann.
Gruppen generieren zudem wertvolle Nebeneinnahmen durch Tagungsräume, Catering, Speisen und Getränke sowie weitere Dienstleistungen vor Ort.
Warte nicht darauf, dass Gruppen zu dir kommen
Gruppengeschäfte zu akquirieren ist nicht immer einfach, weshalb viele Hotels einfach darauf warten, dass Anfragen eingehen. Doch mit einem proaktiveren Ansatz lassen sich Chancen erschließen, die deine Konkurrenten vielleicht übersehen.
Wende dich direkt an lokale Veranstaltungsplaner, Veranstaltungsorte, Unternehmen, Verbände und Reisebüros, um Beziehungen aufzubauen, noch bevor sie bereit sind zu buchen.
Arbeite mit deinem Vertriebs- und Marketingteam zusammen, um deine gruppenfreundlichen Räumlichkeiten online zu präsentieren – mit attraktiven Paketen, professionellen Fotos deiner Veranstaltungsräume und Erfahrungsberichten von früheren Veranstaltern.
Es lohnt sich auch, mit deiner lokalen Tourismusorganisation (DMO) oder deinem Kongressbüro zusammenzuarbeiten. Diese gehören oft zu den Ersten, die von bevorstehenden Konferenzen, Tagungen und Großveranstaltungen erfahren, die in deiner Region für einen Ansturm sorgen könnten.
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Dynamische Preisgestaltung: Nicht nur für Kurzzeitbuchungen
Die Kosten sind nach wie vor ein Hauptanliegen für Gruppenplaner. A Cvent-Umfrage stellte fest, dass 97% ihren bevorzugten Veranstaltungsort wechseln würden, um 20% oder weniger einzusparen.
Das heißt aber nicht, dass die Lösung darin besteht, Rabatte zu gewähren. Anstatt pauschale Gruppentarife anzubieten, solltest du jede Anfrage anhand deiner Prognose, der Buchungsentwicklung und der erwarteten Nachfrage für diese Termine prüfen.
Das Ziel ist es, die richtigen Gruppenbuchungen zum richtigen Preis zu gewinnen. In Zeiten starker Nachfrage kannst du möglicherweise einen höheren Preis durchsetzen. An ruhigeren Abenden kann ein wettbewerbsfähigeres Angebot helfen, Gäste zu gewinnen.
Um dein Angebot attraktiver zu gestalten, ohne deinen Preis unnötig zu senken, solltest du darüber nachdenken, Zusatzleistungen wie kostenlose Zimmer, Suiten der höheren Kategorie, flexible Stornierungsbedingungen oder ermäßigte Mietpreise für Tagungsräume einzubauen.
Für Gruppenorganisatoren ist es das Gesamtpaket
Der Preis spielt zwar eine Rolle, ist aber selten der einzige entscheidende Faktor. Die Reaktionsfähigkeit, Freundlichkeit und Flexibilität deines Teams sowie die Professionalität, mit der du dein Angebot präsentierst, können allesamt Einfluss darauf haben, ob du Aufträge im Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft an Land ziehst.
Auch die Schnelligkeit spielt eine Rolle, besonders bei Last-Minute-Anfragen. Gruppenveranstalter vergleichen oft mehrere Hotels gleichzeitig – wenn du also schnell mit einem preisgünstigen Angebot reagieren kannst, verbessert das deine Chancen, den Auftrag zu bekommen, erheblich.
Sobald du den richtigen Preis festgelegt hast, leg ein detailliertes, maßgeschneidertes Angebot vor, das die besonderen Vorzüge deines Hotels hervorhebt, auf die spezifischen Bedürfnisse der Gruppe eingeht und es den Organisatoren leicht macht, „Ja“ zu sagen.
Erfahre mehr: Hoteliers: So erstellt ihr ein erfolgreiches Gruppenbuchungsangebot
Hilfsmittel für eine erfolgreiche Herbstsaison im Gruppentraining
Um das Gruppengeschäft im Herbst optimal zu nutzen, brauchst du die richtigen Informationen, um Chancen einzuschätzen und den Umsatz zu maximieren. RoomPriceGenie bietet mehrere Tools, die dir dabei helfen sollen.
Group Displacement Calculator
Solltest du eine Gruppenbuchung annehmen oder lieber auf eine lukrativere Einzelbuchung warten? RoomPriceGenie’s Group Displacement Calculator vergleicht den Wert einer potenziellen Gruppe mit deinen prognostizierten Einnahmen aus Kurzzeitaufenthalten und hilft dir so, selbstbewusst Angebote zu erstellen, deine wertvollsten Termine zu sichern und profitablere Entscheidungen zu treffen.
Veranstaltungskalender
Sei diesen Herbst mit den Modellen von RoomPriceGenie immer einen Schritt voraus Veranstaltungskalender, das Konferenzen, Festivals, Konzerte, Schulferien und andere Faktoren, die die Nachfrage beeinflussen, in einer übersichtlichen Ansicht zusammenfasst. Indem du Termine mit hoher Nachfrage frühzeitig erkennst, kannst du deine Preise proaktiv anpassen, dein Team vorbereiten und vermeiden, wertvolle Umsatzchancen zu verpassen.
Demnächst: Gruppenblöcke
Es ist zwar wichtig, Platz für vorläufige Gruppenreservierungen freizuhalten, doch können diese die Auslastung künstlich in die Höhe treiben und deine Preisentscheidungen verzerren, wenn sie nicht verbindlich werden. Bald wird eine neue Funktion von RoomPriceGenie es Hotels ermöglichen, Gruppenkontingente separat zu verwalten, sodass die Auslastungsprognosen genau bleiben und die Preisgestaltung zielgerichtet erfolgt.
Mach diesen Herbst das Beste aus jeder Gruppenbuchung
Gruppengeschäft kann für den dringend benötigten Schub bei der Auslastung sorgen, aber nicht jede Gruppenanfrage ist es wert, angenommen zu werden, und nicht jede sollte zum gleichen Preis angeboten werden. In diesem Herbst werden die erfolgreichsten Hotels proaktiv nach Gruppenmöglichkeiten suchen und den Wert jeder einzelnen sorgfältig abwägen, um den profitabelsten Geschäftsmix aufzubauen.
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