L'automne est la saison des réunions, et au début de cette année, les perspectives étaient très prometteuses.
Dans un enquête réalisée par American Express Global Business Travel, 85% d'organisateurs de réunions et d'événements se sont dits optimistes quant à l'année à venir – un record depuis cinq ans.
Puis la guerre a éclaté au Moyen-Orient, l'incertitude économique s'est accentuée et l'enthousiasme a commencé à s'essouffler.
En avril, seuls 41% des personnes interrogées dans le cadre d'une Enquête de la Global Business Travel Association (GBTA) est resté optimiste quant à l'avenir du secteur des voyages d'affaires.
Même si l'incertitude persiste, une chose n'a pas changé : les gens ont toujours envie de se retrouver. De nombreux organisateurs se contentent de réserver plus tard qu'auparavant, ce qui laisse moins de temps aux hôtels pour évaluer les demandes et ajuster leurs tarifs.
Cela offre aux hôtels indépendants et aux groupes hôteliers l'opportunité de capter un marché rentable de dernière minute, à condition d'avoir mis en place les stratégies tarifaires et commerciales adaptées.
Pourquoi les activités de groupe sont-elles importantes ?
Les groupes d'automne peuvent prendre diverses formes : réunions d'entreprise, événements associatifs, voyages de motivation, mais aussi rassemblements sociaux tels que des visites guidées, des mariages et des retrouvailles.
Pour les hôtels, ces réservations ne se limitent pas à remplir les chambres à grande échelle. Les groupes constituent une source de revenus fiable, permettent de lisser le taux d'occupation entre les week-ends très chargés et contribuent à remplir les saisons intermédiaires, souvent plus difficiles à commercialiser.
Cela s'avère particulièrement utile en automne, période durant laquelle la demande peut varier considérablement d'une semaine à l'autre en fonction des congrès, des manifestations locales et des vacances scolaires.
Les groupes génèrent également des revenus annexes importants grâce à la location de salles de réunion, à la restauration, à la vente de produits alimentaires et de boissons, ainsi qu’à d’autres services proposés sur property.
N'attendez pas que les groupes viennent à vous
Il n'est pas toujours facile de trouver des clients de groupe, c'est pourquoi de nombreux hôtels se contentent d'attendre que les demandes leur parviennent. Or, une approche plus proactive peut vous permettre de découvrir des opportunités que vos concurrents risquent de manquer.
Contactez directement les organisateurs locaux de réunions et d'événements, les lieux d'accueil, les entreprises, les associations et les agences de voyage afin de nouer des relations avant même qu'ils ne soient prêts à réserver.
Collaborez avec votre équipe commerciale et marketing pour mettre en avant en ligne vos installations adaptées aux groupes, grâce à des formules attractives, des photos professionnelles de vos espaces événementiels et des témoignages d'organisateurs précédents.
Il peut également être utile de nouer un partenariat avec votre organisme local de promotion touristique (DMO) ou votre bureau des congrès. Ce sont souvent eux qui sont les premiers informés des conférences, congrès et événements majeurs à venir susceptibles de générer une affluence dans votre région.
En savoir plus : 7 façons pour les hôtels de capter une clientèle de groupe rentable
Tarification dynamique : cela ne concerne pas uniquement les réservations de court séjour
Le coût reste une préoccupation majeure pour les organisateurs d’événements de groupe. A Enquête Cvent a révélé que 97% était prêt à changer de lieu de prédilection pour économiser 20% ou moins.
Cela ne signifie pas pour autant que la solution réside dans l'octroi de réductions. Plutôt que de proposer des tarifs de groupe « à taille unique », évaluez chaque demande en fonction de vos prévisions, du rythme des réservations et de la demande attendue pour ces dates.
L'objectif est de remporter les réservations de groupe intéressantes au meilleur prix. En période de forte demande, vous pourrez peut-être pratiquer un tarif plus élevé. Les soirs où l'activité est plus calme, une offre plus compétitive pourrait vous aider à attirer des clients.
Pour renforcer votre offre sans baisser inutilement votre tarif, pensez à inclure des avantages supplémentaires tels que des chambres offertes, des suites de catégorie supérieure, des conditions d'annulation souples ou des tarifs réduits pour la location de salles de réunion.
Pour les organisateurs de groupes, c'est une offre tout compris
Le prix a son importance, mais c'est rarement le seul facteur déterminant. La réactivité, l'amabilité et la flexibilité de votre équipe, ainsi que le professionnalisme avec lequel vous présentez votre proposition, sont autant d'éléments qui peuvent influencer l'obtention de contrats dans le domaine des groupes et des événements.
La rapidité est également un facteur important, surtout lorsque les demandes interviennent à la dernière minute. Les organisateurs de groupes comparent souvent plusieurs hôtels à la fois ; par conséquent, être en mesure de répondre rapidement avec une proposition à un prix compétitif peut considérablement augmenter vos chances de remporter le marché.
Une fois que vous aurez déterminé le prix adéquat, présentez une proposition détaillée et personnalisée qui mette en avant la valeur ajoutée unique de votre hôtel, réponde aux besoins spécifiques du groupe et incite les organisateurs à accepter votre offre.
En savoir plus : Hôteliers, voici comment créer une proposition de réservation de groupe gagnante
Des outils pour garantir le succès de la saison automnale des activités de groupe
Pour tirer le meilleur parti de votre activité de groupe en automne, vous avez besoin d'informations pertinentes pour évaluer les opportunités et optimiser votre chiffre d'affaires. RoomPriceGenie propose plusieurs outils conçus pour vous aider.
Calculateur de déplacement de groupe
Faut-il accepter une réservation de groupe ou attendre une demande ponctuelle plus lucrative ? RoomPriceGenie’s Calculateur de déplacement de groupe compare la valeur d'un groupe potentiel à vos prévisions de chiffre d'affaires lié aux séjours de courte durée, ce qui vous permet d'établir des devis en toute confiance, de réserver vos dates les plus lucratives et de prendre des décisions plus rentables.
Calendrier des événements
Cet automne, gardez une longueur d'avance grâce aux modèles RoomPriceGenie Calendrier des événements, qui regroupe en une seule vue claire les conférences, les festivals, les concerts, les vacances scolaires et d’autres facteurs générateurs de demande. En identifiant à l’avance les dates où la demande est forte, vous pouvez ajuster vos tarifs de manière proactive, préparer votre équipe et éviter de passer à côté d’opportunités de chiffre d’affaires importantes.
À venir : Blocs de groupe
S'il est important de réserver des chambres pour des réservations de groupe provisoires, celles-ci peuvent toutefois gonfler le taux d'occupation et fausser vos décisions en matière de tarification si elles ne se concrétisent pas. Prochainement, une nouvelle fonctionnalité proposée par RoomPriceGenie permettra aux hôtels de gérer séparément les blocs de chambres réservés pour les groupes, garantissant ainsi la précision des prévisions d'occupation et le respect des objectifs tarifaires.
Tirez le meilleur parti de chaque réservation de groupe cet automne
Les réservations de groupe peuvent apporter un coup de pouce bien nécessaire au taux d'occupation, mais toutes les demandes de groupe ne méritent pas d'être acceptées ni ne doivent nécessairement faire l'objet du même tarif. Cet automne, les hôtels les plus performants rechercheront de manière proactive les opportunités de réservations de groupe et évalueront soigneusement la valeur de chacune d'entre elles afin de constituer un portefeuille d'activités le plus rentable possible.
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