Atteindre le marché des groupes peut sembler insaisissable, en particulier pour les hôtels indépendants et les groupes hôteliers de petite ou moyenne taille qui n'ont pas la notoriété des grands hôtels et des chaînes.
Elle peut aussi être personnelle. Pourquoi ce groupe a-t-il choisi le property de l'autre côté de la rue plutôt que le vôtre ?
Pour vous aider à remporter davantage de contrats précieux, nous avons rassemblé sept étapes éprouvées pour créer des propositions de groupe remarquables.
Vous voulez attirer plus de groupes ? Consultez 7 façons pour les hôtels d'attirer des groupes rentables.
1. Écouter attentivement les besoins de l'organisateur du groupe
Dans la précipitation d'une réponse rapide, il arrive que l'on passe à côté de détails importants. Qu'il s'agisse d'une demande de proposition, d'un courrier électronique ou d'un appel téléphonique, prenez le temps de comprendre :
- Le but du voyage. S'agit-il d'un mariage, d'un événement d'entreprise, d'un groupe touristique ou d'une équipe sportive ? Chaque type de groupe a des besoins spécifiques.
- Le modèle de séjour. Quelles sont les dates d'arrivée et de départ ? Sont-elles flexibles ?
- Les besoins du groupe. Combien de chambres par nuit ? Auront-ils besoin de repas, d'un parking, d'un espace de réunion, d'un espace événementiel ou d'autres services ?
2. Poser les bonnes questions
Si des informations sont manquantes, ne faites pas de suppositions. Confirmez les détails avec l'organisateur pour éviter de soumettre une proposition non pertinente.
Les questions utiles sont les suivantes :
- Source de réservation. Comment vous ont-ils trouvé ? Envisagent-ils d'autres propriétés ?
- Restez dans le modèle. Les dates sont-elles fixes ? Les arrivées et les départs sont-ils échelonnés ?
- Types de chambres. S'agit-il d'une demande ponctuelle, ou des chambres/suites spécifiques sont-elles requises ?
- Budget. Ont-ils une fourchette fixe ou sont-ils flexibles ?
- Conditions de l'accord. Sont-ils à l'aise avec vos politiques d'annulation et de délai ?
3. Faire des recherches de fond
Un peu de travail de détective peut s'avérer très utile. Prenez le temps de comprendre à qui vous avez affaire afin d'anticiper les besoins et d'adapter votre offre.
- Recherchez l'organisation sur Google. Au-delà des éléments de base, recherchez des détails supplémentaires qui pourraient vous aider à les convaincre (comme la déclaration de mission ou les biographies des organisateurs), ainsi que des signaux d'alerte (comme des problèmes de paiement ou une mauvaise conduite dans des lieux précédents).
- Demandez des références. S'ils ont réservé des blocs de groupe dans d'autres hôtels, demandez-leur s'ils sont disposés à fournir leurs coordonnées. La plupart des organisateurs de bonne réputation n'y verront pas d'inconvénient.
- Discutez avec les partenaires de l'industrie. Si le groupe travaille avec le DMO, le CVB ou les organisateurs d'événements de votre région, n'hésitez pas à les contacter. Ils peuvent souvent vous fournir des informations privilégiées ou même vous aider à coordonner une expérience de groupe fantastique.
4. Travailler en équipe
Il faut tout un village pour élaborer une proposition de groupe gagnante. Que vous soyez à la tête d'une boutique indépendante ou d'un petit groupe hôtelier, demandez l'avis des principaux membres de votre équipe.
- Responsable des ventes : Il s'agit généralement du principal contact du groupe et de la personne qui dirige le processus de proposition.
- Directeur général : Le penseur à grande échelle, qui s'assure que le groupe s'inscrit dans les objectifs de votre entreprise.
- Gestionnaire des recettes : Surveille les tendances de la demande et les comportements des groupes (comme les pertes d'affaires et les annulations) pour vous aider à fixer le taux et les conditions idéaux..
- Responsable des opérations : Je peux confirmer que vous disposez du personnel et des ressources nécessaires pour faire sensation à l'arrivée du groupe.
5. Proposer le bon tarif
Le choix des tarifs de groupe est l'un des aspects les plus délicats de la gestion des revenus hôteliers. Une tarification trop basse risque de laisser de l'argent sur la table. S'il est trop élevé, le groupe risque d'aller voir ailleurs.
Voici comment trouver l'équilibre :
- Vérifier les prévisions. Vous attendez-vous à un taux d'occupation élevé pour les dates du groupe ou aurez-vous beaucoup de chambres invendues ? Laissez la demande guider vos décisions en matière de prix.
- Effectuer une analyse des déplacements. Comparez les recettes potentielles du groupe à celles que vous pourriez tirer de réservations régulières. Si les revenus transitoires sont plus élevés, envisagez de décliner ou de réviser votre offre.
- Soyez prêt à négocier (mais ne pensez pas que vous en aurez l'occasion). Si vous ne pouvez pas ajuster les tarifs, envisagez d'offrir des chambres gratuites, des surclassements, des dates limites prolongées ou des espaces de réunion gratuits.
Vous avez besoin d'aide pour décider si une réservation de groupe en vaut la peine ? Apprenez à effectuer une l'analyse du déplacement des recettes hôtelières.
6. Utiliser une calculatrice Group Displacement
Certains hôtels appliquent des tarifs de groupe fixes ou se fient à l'instinct, mais c'est se priver de revenus. Les conditions changent rapidement et vos tarifs doivent refléter la demande actuelle.
Une solution automatisée de gestion des revenus comme RoomPriceGenie utilise les données du marché, le rythme des réservations et les tendances historiques pour recommander des tarifs compétitifs.
Bientôt, nous lancerons également un calculateur Group Displacement pour faciliter le processus. Il suffit d'entrer les détails du groupe et le calculateur propose un taux optimal qui maximise les revenus tout en vous permettant de rester compétitif.
Vous vous demandez si vous devez accueillir un groupe ou vous contenter de réservations temporaires ? Lire Groupe ou transitoire ? Résoudre le grand dilemme.
7. Soulignez les raisons pour lesquelles vous êtes le meilleur choix
Lors de l'élaboration de votre proposition, utilisez un modèle pour garantir l'efficacité et la cohérence, mais veillez à l'adapter aux besoins spécifiques du groupe.
Voici quelques domaines sur lesquels vous pouvez vous concentrer :
- Expérience. Avez-vous accueilli des groupes similaires ? Incluez des exemples et des témoignages.
- Aménagements. Mentionnez les principales caractéristiques du site susceptibles d'intéresser le groupe, comme les espaces événementiels, le spa, la piscine ou un lieu de restauration populaire.
- Localisation. Quelle est la proximité des attractions, des lieux ou des moyens de transport que le groupe utilisera ?
- Récompenses et évaluations des visiteurs. Mentionnez toute reconnaissance du secteur ou toute évaluation positive des clients sur Tripadvisor et Google.
- La promesse de votre marque. Qu'il s'agisse de l'excellence du service, de la durabilité ou du confort, montrez comment votre hôtel se distingue.
- L'équipe. Présentez les personnes-ressources qui assureront le bon déroulement du séjour du groupe.
Vous êtes maintenant prêt à soumettre votre candidature
Avant d'envoyer la proposition, demandez à vos collègues de la relire. Demandez une réponse à l'organisateur avant une certaine date et assurez un suivi au moment opportun.
Toutes les demandes ne seront pas converties, mais en suivant ces étapes, vous augmenterez votre taux de réussite tout en protégeant vos revenus.
Plus important encore, vous présenterez votre hôtel comme un établissement professionnel avec lequel il est facile de travailler, ce qui permettra aux clients de se souvenir de vous la prochaine fois.
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