Het binnenhalen van groepen kan moeilijk zijn, vooral voor onafhankelijke hotels en kleine tot middelgrote hotelgroepen die niet de naamsbekendheid hebben van grote hotels en ketens.
Het kan ook persoonlijk aanvoelen. Waarom koos die groep de property aan de overkant in plaats van die van jou?
Om je te helpen meer van deze waardevolle opdrachten binnen te halen, hebben we zeven beproefde stappen samengesteld om opvallende groepsvoorstellen te maken.
Wil je meer groepen aantrekken? Kijk dan bij 7 Manieren voor hotels om winstgevende groepsactiviteiten binnen te halen.
1. Luister goed naar de behoeften van de groepsorganisator
In de haast om snel te antwoorden, missen we soms details die belangrijk zijn. Of de aanvraag nu binnenkomt via RFP (request for proposal), e-mail of telefoon, neem de tijd om het te begrijpen:
- Het doel van reizen. Is het een bruiloft, bedrijfsevenement, tourgroep of sportteam? Elk type groep heeft zijn eigen speciale behoeften.
- Het verblijfspatroon. Wat zijn de aankomst- en vertrekdata? Zijn ze flexibel?
- De behoeften van de groep. Hoeveel kamers per nacht? Hebben ze maaltijden, parkeergelegenheid, vergaderruimte, evenementenruimte of andere diensten nodig?
2. Stel de juiste vragen
Als er informatie ontbreekt, ga dan niet gissen of veronderstellingen maken. Bevestig de details met de organisator om te voorkomen dat je een irrelevant voorstel indient.
Nuttige vragen zijn onder andere:
- Boekingsbron. Hoe hebben ze je gevonden? Overwegen ze andere woningen?
- Blijf patroon. Staan de data vast? Zijn aankomst en vertrek gespreid?
- Soorten kamers. Is het een run-of-house (ROH) verzoek, of zijn er specifieke kamers/suites nodig?
- Budget. Hebben ze een vast bereik of flexibiliteit
- Voorwaarden van de overeenkomst. Zijn ze tevreden met jullie standaard annulerings- en afsluitbeleid?
3. Achtergrondonderzoek doen
Met een beetje speurwerk kom je een heel eind. Neem de tijd om te begrijpen met wie je te maken hebt om te anticiperen op behoeften en je aanbod op maat te maken.
- Google de organisatie. Kijk naast de basisinformatie ook naar extra details die je kunnen helpen om ze te verbazen (zoals hun missieverklaring of biografieën van organisatoren), maar ook naar rode vlaggen (zoals betalingsproblemen of slecht gedrag bij vorige gelegenheden).
- Vraag naar referenties. Als ze groepsblokken in andere hotels hebben geboekt, vraag dan of ze bereid zijn contactgegevens te verstrekken. De meeste gerenommeerde organisatoren zullen dit niet erg vinden.
- Praat met partners uit de sector. Als de groep samenwerkt met je lokale DMO, CVB of evenementenplanners, neem dan contact op. Zij kunnen je vaak voorkennis geven of zelfs helpen bij het coördineren van een fantastische groepservaring.
4. Werk als een team
Er is een dorp voor nodig om een winnend groepsvoorstel te maken. Of je nu een gezellige onafhankelijke boetiek runt of een kleine hotelgroep, vraag om input van belangrijke teamleden.
- Verkoopmanager: Meestal de belangrijkste contactpersoon van de groep en de persoon die het voorstelproces stuurt.
- Algemeen manager: De grote denker, die ervoor zorgt dat de groep past bij je bedrijfsdoelen.
- Inkomstenmanager: Monitort vraagpatronen en groepsgedrag (zoals verloren zaken en annuleringen) om je te helpen het ideale tarief en de ideale voorwaarden te bepalen.
- Operationeel manager: Kan bevestigen dat je het personeel en de middelen hebt om de wow-factor te leveren wanneer de groep arriveert.
5. Het juiste tarief opgeven
Het bepalen van groepsprijzen is een van de lastigste aspecten van hotel revenue management. Ga te laag en je loopt het risico geld op tafel te laten liggen. Als je te hoog gaat, kan de groep wel eens ergens anders gaan kijken.
Hier lees je hoe je balans vindt:
- Controleer de weersverwachting. Verwacht je een hoge bezettingsgraad tijdens de data van de groep of heb je veel onverkochte kamers? Laat je prijsbeslissingen leiden door de vraag.
- Voer een verplaatsingsanalyse uit. Vergelijk de potentiële inkomsten van de groep met wat je zou kunnen verdienen met reguliere boekingen. Als de voorbijgaande inkomsten hoger zijn, overweeg dan om je aanbod af te wijzen of te herzien.
- Wees voorbereid op onderhandelen (maar ga er niet vanuit dat je de kans krijgt). Als je de tarieven niet kunt aanpassen, overweeg dan om gratis kamers, kamerupgrades, verlengde sluitingsdata of gratis vergaderruimte aan te bieden.
Hulp nodig om te beslissen of een groepsboeking de moeite waard is? Leer hoe je een analyse van verplaatsing van hotelinkomsten.
6. Een Group Displacement-rekenmachine gebruiken
Sommige hotels hebben vaste groepstarieven of vertrouwen op instinct, maar dat is gewoon vragen om inkomsten mis te lopen. De omstandigheden veranderen snel en uw prijzen moeten de huidige vraag weerspiegelen.
Een geautomatiseerde revenue management-oplossing zoals RoomPriceGenie gebruikt marktgegevens, boekingstempo en historische trends om concurrerende tarieven aan te bevelen.
Binnenkort lanceren we ook een Group Displacement Calculator om het proces nog eenvoudiger te maken. Je hoeft alleen maar de groepsgegevens in te voeren en er wordt een optimaal tarief voorgesteld dat de inkomsten maximaliseert en je tegelijkertijd concurrerend houdt.
Vraag je je af of je een groep moet nemen of moet wachten op tijdelijke boekingen? Lees Groep of voorbijgaand? Het grote dilemma oplossen.
7. Benadruk waarom jij de beste keuze bent
Gebruik bij het maken van je voorstel een sjabloon om efficiëntie en consistentie te garanderen, maar zorg ervoor dat je het aanpast aan de specifieke behoeften van de groep.
Hier zijn een paar gebieden waar je je op kunt richten:
- Ervaring. Heb je soortgelijke groepen gehost? Voeg voorbeelden en getuigenissen toe.
- Voorzieningen. Vermeld de belangrijkste kenmerken die de groep aanspreken, zoals evenementenruimtes, een spa, zwembad of een populaire eetgelegenheid.
- Locatie. Hoe dicht ben je bij attracties, locaties of transportverbindingen die de groep zal gebruiken?
- Onderscheidingen en beoordelingen van gasten. Vermeld ook erkenning uit de branche of sterke beoordelingen van gasten op Tripadvisor en Google.
- Je merkbelofte. Of het nu gaat om uitmuntende service, duurzaamheid of comfort, laat zien hoe jouw hotel zich onderscheidt.
- Het team. Stel de belangrijkste contactpersonen voor die zullen zorgen voor een vlot verblijf voor de groep.
Nu ben je klaar om in te dienen
Vraag collega's om het voorstel te proeflezen voordat je op verzenden drukt. Vraag een antwoord van de organisator binnen een bepaalde termijn en volg het op het juiste moment op.
Niet elke aanvraag zal converteren, maar als je deze stappen volgt, verhoog je je slagingskans en bescherm je je inkomsten.
Het belangrijkste is dat je je hotel positioneert als professioneel en makkelijk om mee samen te werken, zodat ze je de volgende keer weer zullen herinneren.
Wil je je groepsprijzen vereenvoudigen? Vraag onze Genies over de Group Displacement rekenmachine.
Om te leren hoe RoomPriceGenie uw property kan helpen de winstgevendheid van uw property te verhogen, start uw gratis proefabonnement van onze geautomatiseerde prijsoplossing!
