1. Bereken de verwachte groepsinkomsten door de zaalkosten bij elkaar op te tellen, plus eventuele extra inkomsten buiten de zaal (waaronder de huur van vergaderzalen, catering, etc.).

2. Maak een prognose om te laten zien hoeveel inkomsten er zullen worden verdiend met de verkoop van dezelfde kamers aan tijdelijke gasten in dezelfde periode. Je zult in staat zijn om een veel nauwkeurigere prognose op te stellen met behulp van je geautomatiseerde prijsbepalingsoplossing (RMS), omdat deze nauwkeurig marktgegevens, historische gegevens en de huidige verwachte bezettingsgraad kan verzamelen en analyseren, naast andere variabelen. Neem in je prognose zowel je potentiële ADR- als non-room inkomsten op, want beide zijn belangrijk voor je resultaat.

3. Trek de totale verwachte groepsinkomsten af van de totale verwachte doorreizende inkomsten om de verplaatsingskosten van je groep te berekenen.

4. Bepaal de variabele kosten voor beide en trek, voor zowel de groeps- als de voorbijgaande opportuniteit, de kosten af van de totale gegenereerde inkomsten om de nettokosten van beide te bepalen. Als de waarde positief is, geeft dit aan dat je mogelijk inkomsten misloopt door de groepsactiviteit te nemen. Als de waarde negatief is, zou de groepsactiviteit winstgevender zijn dan de tijdelijke activiteit, wat betekent dat het een goede zakelijke beslissing zou kunnen zijn om de groepsboeking te accepteren.

5. Tot slot overweeg je de niet-inkomsteneffecten van de groepsboeking, zoals de vraag of de groep al dan niet een terugkerende klant kan worden, de afstemming van het merk van de groep op dat van jou en hoe het evenement van invloed zal zijn op andere gasten die tegelijkertijd in de property verblijven. Zolang er geen significante negatieve niet-inkomstenfactoren zijn, gebruikt u de financiële berekeningen (zoals bepaald in stap 4) om te bepalen of het accepteren van de groepsboeking zakelijk en financieel verstandig is.