1. Berechne die voraussichtlichen Gruppeneinnahmen, indem du die Raumkosten und alle zusätzlichen Einnahmen außerhalb des Raums (z. B. Vermietung von Tagungsräumen, Catering usw.) addierst.

2. Erstelle eine Prognose, die zeigt, wie viel Einnahmen durch den Verkauf der gleichen Zimmer an vorübergehende Gäste im gleichen Zeitraum erzielt werden. Mit deiner automatisierten Preisfindungslösung (RMS) kannst du eine viel genauere Prognose erstellen, da sie neben anderen Variablen auch Marktdaten, historische Daten und die aktuelle Belegungsprognose genau erfassen und analysieren kann. Beziehe in deine Prognose sowohl deine potenziellen ADR-Einnahmen als auch die Einnahmen außerhalb der Zimmer mit ein, denn beide sind wichtig für dein Endergebnis.

3. Ziehe die prognostizierten Gesamteinnahmen der Gruppe von den prognostizierten Gesamteinnahmen der Transienten ab, um deine Gruppenverlagerungskosten zu berechnen.

4. Bestimme die variablen Kosten für beide und ziehe die Kosten für das Gruppen- und das Laufkundschaftsgeschäft vom Gesamtumsatz ab, um die Nettokosten für beide zu ermitteln. Wenn der Wert positiv ist, bedeutet das, dass dir durch das Gruppengeschäft möglicherweise Einnahmen entgehen. Wenn der Wert negativ ist, wäre das Gruppengeschäft profitabler als das Einzelgastgeschäft, was bedeutet, dass es eine gute Geschäftsentscheidung sein könnte, die Gruppenbuchung anzunehmen.

5. Berücksichtige schließlich die nicht-umsatzbezogenen Auswirkungen der Gruppenbuchung, z. B. ob die Gruppe zu einem Stammkunden werden könnte, wie die Marke der Gruppe zu deiner Marke passt und wie sich die Veranstaltung auf andere Gäste auswirkt, die zur gleichen Zeit im property übernachten. Solange es keine nennenswerten negativen Faktoren gibt, die sich nicht auf die Einnahmen auswirken, kannst du anhand der finanziellen Berechnungen (wie in Schritt 4 ermittelt) entscheiden, ob die Annahme der Gruppenbuchung wirtschaftlich und finanziell sinnvoll ist.