The Oak Tree Inn is een charmant familiehotel met 42 slaapkamers aan de oevers van Loch Lomond in het pittoreske dorpje Balmaha. Ze hebben een upgrade uitgevoerd van Avondata's vorige servergebaseerde PMS, Hotel Executive, om net na Covid over te stappen naar de cloud met Rezcontrol en geïntegreerd met RoomPriceGenie om de inkomsten begin 2024 te optimaliseren.
Rezcontrol en RoomPriceGenie spraken met General Manager Martin Buchanan om te ontdekken welk verschil deze nieuwe technologieën hebben gemaakt...
De Oak Tree Inn opende zijn deuren in 1997 en is sindsdien bezig geweest met het verbeteren en uitbreiden van zijn aanbod voor gasten, nu met pods, cottages en zelfs een privé-eetbus! Ze hebben een aangrenzende ijssalon en koffieshop, zijn uitgeroepen tot beste pub van Schotland en ze cateren voor vergaderingen, evenementen, vakantiegangers en rondreizende groepen.
Het hotel geeft prioriteit aan duurzaamheid in haar besluitvorming en heeft 246 zonnepanelen die een groot deel van het terrein van stroom voorzien, inclusief de EV-oplaadpunten.
Voorheen voerden ze veel beheertaken met de hand uit, waarbij ze reserveringsgegevens bijwerkten en tarieven handmatig aanpasten, en moeite hadden om de consistentie en zichtbaarheid te behouden.
Naarmate het bedrijf groeide, hun aanbod werd uitgebreid en hun populariteit wijd en zijd reikte - naast snel ontwikkelende horecatechnologieën - realiseerden ze zich de voordelen die ze zouden behalen door over te stappen naar de cloud en te investeren in een nieuwe technologiestack om redenen van zowel omzet als efficiëntie.
"We zijn een klein team en zagen echt de voordelen van het stroomlijnen en automatiseren van onze processen, evenals onze interne communicatie en rapportage."
Als familiebedrijf in een hotel dat op piekmomenten een maximale bezetting heeft, was het een uitdaging om alle taken die gedaan moesten worden bij te houden, vooral in de zomermaanden.
"We zitten altijd vol in de zomer en er was gewoon te veel te doen en te weinig tijd," zei Martin. "We wisten dat als we onze processen konden stroomlijnen, we tijd zouden vrijmaken voor ons personeel en alles professioneler zouden maken. We genereerden ook onze eigen schattingen als het op prijzen aankwam en hoewel we onze parameters kennen en weten wat de markt wil, vooral voor onze trouwe terugkerende klanten, wisten we ook dat we met meer wetenschap erachter meer boekingen in lage periodes en meer inkomsten in piekperiodes zouden kunnen genereren."
"We hadden weinig zicht op gegevens en prestatiecijfers en wisten dat dit een duidelijk gebied was dat voor verbetering vatbaar was."
Zoals elk hotel dat op bepaalde tijden bijzonder druk is, had ook The Oak Tree Inn een systeem nodig dat gemakkelijk te gebruiken was en gemakkelijk te leren voor seizoensgebonden personeel.
Martin heeft vele petten op, werkt als general manager en is verantwoordelijk voor de gastenservice, het restaurant en de bar. Deze uitgebreide rol brengt hem natuurlijk in het inkomstenbeheer, de strategie, het optimaliseren van de efficiëntie, de gastervaring en de winstgevendheid - wat hem in een ideale positie bracht om de beschikbare technologieën te evalueren tijdens de verplichte sluitingen van de pandemie en om de Oak Tree Inn volledig up-to-date te brengen toen het hotel opnieuw kon openen.
"We werkten al vele jaren met Hotel Executive," legde hij uit, "dus het was een natuurlijke keuze om Rezcontrol te overwegen." Hij zag de voordelen van alles op één plaats, automatisch bijgewerkt, zonder de noodzaak om verschillende rapporten te raadplegen om het volledige beeld te krijgen of reserveringen te controleren en handmatige wijzigingen aan te brengen.
"Hetzelfde gold voor de beslissing om RoomPriceGenie aan boord te halen, wat we begin 2024 deden," zei hij. "Handmatig werken met OTA's en proberen de tarieven aan te passen - en zij willen altijd het laagste tarief promoten - was een uitdaging. Je zag het ene aspect van algemeen beheer of bezettingsgraad en beschikbaarheid op de ene plek, en de kamerprijzen op een andere plek, en het correleren daarvan was lastig en leidde ook niet tot geoptimaliseerde prijzen."
"Onboarding voor beide systemen verliep erg soepel - de ondersteuning is geweldig en beide platforms hebben talloze uren aan personeelstijd bespaard.“
Verandering is altijd zorgwekkend, maar voor The Oak Tree Inn verliep de migratie naar Rezcontrol naadloos. Dit werd gemakkelijker gemaakt doordat het hotel eerder Hotel Executive had gebruikt, wat het hotel ook vertrouwen gaf in het systeem. Rezcontrol importeerde alle bestaande reserveringen en zorgde voor een uitstekende onboarding en stapsgewijze training.
"De klantenservice van Rezcontrol is de beste die ik ooit heb meegemaakt," zei Martin. "Ik heb met een paar systemen gewerkt en dit springt er echt uit voor zowel mijzelf als het team."
Toen het algoritme van RoomPriceGenie eenmaal was afgestemd op de prijsstrategie van Martin, kreeg hij het vertrouwen om een stapje terug te doen uit de dagelijkse controle van tarieven en inkomsten. Met het systeem dat duidelijk resultaten boekte - zowel inkomsten als boekingen - kon hij zich richten op andere aspecten van het bedrijf, wetende dat de prijsstelling in goede handen was met Genie.
"In de zomer zit ik bijna nooit achter mijn bureau," zei hij, "en ik kan alles toch in één oogopslag zien op Rezcontrol. De nieuwe systemen hebben me ontelbare uren bespaard."
"Rezcontrol en RoomPriceGenie hebben zowel de efficiëntie als de omzet drastisch verbeterd - en de manier waarop de gegevens van de een in de ander worden ingevoerd is naadloos."
De gecombineerde oplossingen van Rezcontrol en RoomPriceGenie hebben de efficiëntie en ook de tariefbepaling drastisch verbeterd.
Wat het PMS betreft, prijst Martin het algemene gebruiksgemak van Rezcontrol en de planner in het bijzonder.
"Met Rezcontrol zie je alles in één oogopslag, van tarieven en beschikbaarheid tot betalingen en pakketten."
"Het is geweldig," zei hij. "Je kunt alles in één oogopslag zien, van tarieven en beschikbaarheid tot betalingsstatus, gekoppelde tafelreserveringen - we gebruiken Resdiary - en arrangementen. Naarmate we zijn uitgebreid, is dit steeds belangrijker geworden. De geautomatiseerde e-mails over het betrekken van gasten besparen tijd, zien er professioneel uit en zorgen ervoor dat alle details kloppen. We gebruiken ze ook vaak om herhaalaankopen te stimuleren met bring-back e-mails en aanbiedingen."
"Stressniveaus zijn verminderd en de automatisering van de gegevensstroom tussen systemen betekent veel eenvoudigere communicatie tussen afdelingen."
Het team vindt het ook bijzonder handig dat de planner in kleur kan worden aangepast en dat het systeem zo gemakkelijk te gebruiken is voor receptionisten en management, van het wijzigen van reserveringen tot het opvragen van rapporten voor housekeeping, bezettingsgraden, omzet of iets anders.
"We hebben het zo druk in de zomer," legt Martin uit. "Nieuwe medewerkers moeten het kunnen oppakken en ermee aan de slag kunnen, en dat doen ze altijd. Stressniveaus zijn verminderd en de automatisering van de gegevensstroom tussen systemen betekent veel eenvoudigere communicatie tussen afdelingen, zoals van de receptie naar housekeeping en F+B, met duidelijkere, toegankelijkere informatie."
Wat de prijsstrategie betreft, heeft RoomPriceGenie Oak Tree Inn in staat gesteld om over te stappen van vaste naar dynamische tarieven.
"We realiseerden ons dat we verlies leden met onze vaste tarieven," zei Martin, "maar we hadden niet alle informatie of analyses die nodig waren om dynamische tarieven in te stellen. Met onze locatie zijn we een zeer seizoensgebonden bedrijf en we wilden in staat zijn om tarieven in te stellen op basis van verschillende dagen van de week, evenals tijden van het jaar; om gaten op te vullen wanneer we die hadden en de tarieven te maximaliseren wanneer de vraag het hoogst is en om directe boekingen aan te moedigen - zonder verder te gaan dan wat gasten bereid of in staat zijn te betalen.
"Nadat ik tijd heb besteed aan het instellen van het algoritme met RoomPriceGenie, hoef ik er nu bijna nooit meer naar te kijken."
Martin heeft vooraf meer tijd geïnvesteerd in het afstemmen van het algoritme met RoomPriceGenie, zodat hij er nu bijna nooit meer naar hoeft te kijken. "We kunnen de gegevensgestuurde tariefbeslissingen overnemen en tegelijkertijd handmatige wijzigingen toestaan," legt hij uit, "en we zijn in staat geweest om wijzigingen op maat te maken om te voorkomen dat we onze belangrijkste gastenbasis van ons vervreemden."
Dus, kan The Oak Tree Inn meetbare resultaten zien van de implementatie van Rezcontrol en RoomPriceGenie?
"Het rendement van de investering in RoomPriceGenie is duidelijk", zegt Martin. "We hebben onze bezettingsgraden met 8% verhoogd in de langzamere periodes, terwijl de totale inkomsten met 10% zijn gestegen zonder dat dit heeft geleid tot een afname van het aantal boekingen.
"Dankzij Rezcontrol hebben we een enorm verhoogde efficiëntie en tijdsbesparing gezien, waardoor we ons meer op onze gasten kunnen richten en minder op de administratie - wat ook kostenbesparingen oplevert."
Rezcontrol is een volledig cloudgebaseerde hotelbeheersoftware die hoteliers de controle geeft. De software is altijd en overal beschikbaar, vanaf elk apparaat, en stelt hotelgroepen en onafhankelijke hotels, maar ook boutique pubs en herbergen met kamers in staat om meer gasten te bereiken, activiteiten uit te breiden en het algehele hotelbeheer te vereenvoudigen.
Met 30 jaar ervaring in hotelmanagementsoftware weten we met welke problemen u te maken hebt en wat u nodig hebt om uw bedrijf soepel, efficiënt en winstgevend te runnen.
