Wanneer een bestemming wordt gekozen om een groot evenement te organiseren, zoals een sportwedstrijd, een topconcert of een conferentie in de hele stad, is dat een spannende tijd.
Met slim inkomstenbeheer kan dit het jaar van een hotel maken.
Dit jaar alleen al komen bezoekers naar Noord-Italië voor de Olympische Winterspelen, naar steden in Noord-Amerika voor de FIFA World Cup en naar IJsland, Spanje en Portugal om de totale zonsverduistering te bekijken - om nog maar te zwijgen van een enorme reeks wereldwijde concerttours.
Hoe kan jouw hotel deze kansen optimaal benutten? Hier zijn vijf manieren om je voor te bereiden op mega-evenementen en je inkomsten te maximaliseren.
1. De vraag vroegtijdig voorspellen
Grootschalige gebeurtenissen worden vaak jaren van tevoren bevestigd, lang voordat je gebruikelijke vraagpatronen duidelijk zijn. Dat is waar een langetermijnvoorspelling om de hoek komt kijken.
Stappen om te beginnen zijn onder andere:
- Regelmatige vraag voorspellen. Kijk naar boekingspatronen uit het verleden om een schatting te maken van de bezettingsgraad en het gemiddelde tarief dat je zou kunnen verwachten zonder het evenement.
- Neem contact op met de organisator van het evenement. Vraag naar aanwezigheidsvoorspellingen, schema's en locaties van belangrijke locaties.
- Maak een schatting van de vraag naar uw property. Houd rekening met de nabijheid van locaties, toegang tot het openbaar vervoer, historische evenementenpatronen en het aanbod van marktruimte (inclusief verhuur op korte termijn).
- Breng verblijfspatronen in kaart. Houd rekening met nachten voorafgaand aan het evenement (aankomst en opbouw), pieknachten (evenementdagen) en vertrekken na het evenement.
- Verplaatsing bepalen. Als de organisator een kamerblok aanvraagt, zal dit je helpen beslissen hoeveel kamers je moet reserveren (als die er zijn) en tegen welke prijzen.
Je prognose zal niet perfect zijn, en dat is niet erg. Je kunt het gaandeweg bijstellen naarmate boekingspatronen duidelijker worden.
Kijk voor terugkerende gebeurtenissen naar het verleden
Eerdere boekings- en verblijfspatronen zijn vaak sterke indicatoren voor terugkerende evenementen. In 2024 begonnen hotelkamers op toplocaties al weken voor de totale zonsverduistering vol te raken en de prijzen schoten omhoog. Vooruitkijkend naar de zonsverduistering van deze zomer is de interesse van reizigers al aan het pieken, met een driedubbele stijging van het zoekvolume, volgens Hotels.com.
2. Prijs met precisie
Het kan ontmoedigend zijn om zo lang van tevoren te beslissen welke tarieven je gaat vragen. Je wilt niet te voorzichtig zijn en geld op tafel laten liggen, maar je wilt ook niet te agressief zijn en met lege kamers komen te zitten.
Hier lees je hoe je de goede plek vindt:
- Vermijd te lage prijzen. Kleinere onafhankelijke hotels hebben de neiging om lagere tarieven te vragen tijdens periodes met veel vraag in vergelijking met grotere hotels en merken.
- Prijs dynamisch. In plaats van één tarief vast te stellen voor het hele evenement, bepaal je de prijs per dag op basis van de vraag. Bied hogere tarieven voor pieknachten en zachtere prijzen op schoudernachten.
- Optimaliseer prijzen per kamertype. Als het evenement VIP's en grote geldschieters aantrekt (zoals Formule 1 en de Olympische Spelen), reken dan premiumprijzen voor suites en luxe kamers.
- Distributiekanalen beheren. Sluit kortingen en kanalen met hoge kosten (OTA's, groothandelaars) op data met een hoge vraag.
- Bundel om totale inkomsten te verhogen. Bied pakketten aan met extra's zoals maaltijden, lokaal vervoer, merchandise, premium services of extra's op de kamer.
Hoe hoog kunnen de tarieven gaan?
De prijsgevoeligheid varieert per gebeurtenis, maar hier zijn een paar recente voorbeelden van tariefstijgingen:
- Olympische Spelen Parijs 2024: +141% ADR vergeleken met vorig jaar (STR)
- Taylor Swift's 2024 Eras Tour: +300% ADR in geselecteerde steden vergeleken met vorig jaar (CoStar)
- Wereldkampioenschap voetbal 2026: +78%-961% tarief stijgt drie weken na schema bevestigd (New York Times)
De prijsstelling mindset die sommige hotels tegenhoudt
In een recente Inkomsten Playbook podcast, Tim Boersma van RoomPriceGenie stelde een veelvoorkomend probleem aan de orde: veel hoteliers zijn bang voor te hoge prijzen voor hun kamers, vooral eigenaren die zich zorgen maken over negatieve recensies of het verstoren van trouwe gasten.
Maar prijzen moeten worden bepaald door gegevens, niet door emotie, zegt hij. Met het juiste RMS worden beslissingen zelfverzekerder, minder reactief en uiteindelijk winstgevender.
Evenementen zijn een uitgelezen moment om doortastend te zijn. De Formule 1 Grand Prix van Nederland aanhalend, merkte Boersma op: “Hotels hebben de prijzen onder controle omdat de vraag groter is dan het aanbod.” Maar uiteindelijk “is het altijd de gast die beslist wat hij wil betalen.”
3. Bescherm uw inventaris
Wanneer beschikbaarheidscontroles strategisch worden beheerd in combinatie met prijsstelling, kunnen ze ervoor zorgen dat alleen de meest waardevolle boekingen worden gemaakt tijdens piekdata van evenementen, terwijl ze ook de bezettingsgraad verhogen tijdens voor- en natrajecten.
Hier zijn een paar tactieken voor voorraadbeheer die je kunt overwegen:
- Stel vroege sluitingsdatums in: Als je een kamerblok hebt vastgelegd, zorg dan voor voldoende tijd om kamers die niet worden opgepikt door te verkopen.
- Implementeer beperkingen voor de minimale verblijfsduur (LOS): Moedig langere boekingen aan en vul schoudernachten.
- Aanscherpen boekingsbeleid: Verminder annuleringen en no-shows met langere annuleringsperioden, niet-restitueerbare tarieven of vooruitbetaling.
- Vergrendel de inventaris: Verbied het personeel om upgrades, kortingen of overboekingen aan te bieden, tenzij dit is goedgekeurd door de GM of de revenue manager.
- Evalueer groepsboekingen zorgvuldig. Voer een verplaatsingsanalyse om de waarde ervan te vergelijken met voorbijgaande activiteiten.
4. Verblijf Flexible
Zelfs de grootste evenementen kunnen voor verrassingen zorgen. Om je property te beschermen tegen onverwachte pieken of dalen in de vraag, moet je het boekingstempo goed in de gaten houden.
Kijk uit voor:
- Langzamer (of sneller) ophalen dan verwacht
- Verschuivingen in prijzen of beschikbaarheid van concurrenten
- Schemawijzigingen, slecht weer of trage kaartverkoop
Reageer niet te vroeg. Binnenlandse reizigers kunnen laat boeken, terwijl internationale gasten ver van tevoren plannen. Ken je segmenten en pas ze zorgvuldig aan.
Twee waarschuwende verhalen: De risico's van overvragen
Nadat Parijs was gekozen als gaststad voor de Olympische Spelen van 2024, hebben plaatselijke hotels agressieve tarieven instellen. Maar naarmate de spelen dichterbij kwamen, werd de markt overspoeld door een golf van kortetermijnverhuur. Om de bezettingsdoelstellingen te halen, moesten hotels hun tarieven aanzienlijk verlagen.
Ook in de aanloop naar Eurovisie 2025 in Zwitserland, De hotels in Bazel hanteerden hoge tarieven en strenge boekingscontroles. Toen de vraag zwakker bleek dan verwacht, deden de hotels die de beperkingen versoepelden en de tarieven aanpasten het beter dan de hotels die voet bij stuk hielden.
5. Laat slimme tools de prijsbepaling van evenementen vereenvoudigen
Het handmatig beheren van verregaande prijzen kost tijd en aandacht die veel hotels gewoonweg niet hebben. Een slimme revenue management-oplossing kan een deel van deze last voor u overnemen.
Zoek naar hulpmiddelen die:
- Vraag 12+ maanden vooruit voorspellen
- Vakanties en evenementen bijhouden op een geïntegreerde kalender
- Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse pick-ups controleren
- Tarieven dynamisch aanpassen op basis van vraag
- Regels en beperkingen voor minimale verblijfsduur automatiseren
Mega-evenementen zijn er niet elke dag. Met de juiste strategieën en technologie kan je hotel klaar zijn om deze kans optimaal te benutten.
Ontdek hoe RoomPriceGenie's Kalender helpt hotels op de hoogte te blijven van evenementen door marktevenementen automatisch bij te houden.
Om te leren hoe RoomPriceGenie uw property kan helpen de winstgevendheid van uw property te verhogen, start uw gratis proefabonnement van onze geautomatiseerde prijsoplossing!
