Hotels zijn dol op groepen. Ze boeken grote blokken kamers, geven geld uit aan evenementen en groepsmaaltijden en boeken vaak lang van tevoren.
De vraag is, houden groepen van uw hotel?
Organisatoren van groepen hebben specifieke behoeften en hoge verwachtingen. Om de juiste groepen aan te trekken en ervoor te zorgen dat ze tevreden vertrekken, moet je leveren wat voor hen het belangrijkst is. Anders gaan ze ergens anders heen en loop je waardevolle inkomsten mis.
Dus wat is er precies nodig om groepen over de streep te trekken? En waarom zouden hotels selectief moeten zijn bij het accepteren van groepen?
Of je nu een revenue manager, sales manager of GM bent, hier zijn zeven belangrijke gebieden waarop je je moet richten in je groepsinkomstenstrategie.
1. Verschillende groepstypes begrijpen
Niet alle groepen zijn gelijk. Hun behoeften, budgetten en verwachtingen kunnen sterk verschillen. Sommige zijn ideaal voor een onafhankelijk hotel of een kleine hotelgroep, terwijl andere beter passen bij een groot conferentiehotel of een keten property.
Er zijn veel verschillende soorten, maar hier zijn vijf van de meest voorkomende categorieën:
- Bedrijven - Geboekt door bedrijven voor vergaderingen, training of teambuilding retraites, meestal voor doordeweekse verblijven. Vereisen vaak vergaderruimte en betrouwbare technische ondersteuning.
- Conferenties - Deelnemers komen meestal samen in een nabijgelegen congrescentrum, maar kunnen ook accommodaties, kleine vergaderruimtes of sociale ruimtes nodig hebben.
- Sociaal - Bruiloften, reünies en andere feesten, vaak voor een weekendverblijf. Deze groepen hebben misschien evenementenruimte, catering en wat extra hulp nodig.
- Groothandel Tour - Vrijetijdsgroepen geboekt door touroperators tegen nettotarieven. Efficiëntie, betaalbaarheid en gedenkwaardige groepsmaaltijden staan centraal.
- Amusement - Rondreizende artiesten, productieteams en mediateams. Kan unieke opstellingen vereisen zoals productiekantoren, suites voor talent en flexibele in- en uitchecktijden.
Wie boekt deze groepen? Meestal zijn het meetingplanners, touroperators, reisagenten, bedrijfsvertegenwoordigers of tourmanagers - elk met hun eigen communicatiestijl en verwachtingen.
En terwijl sommigen met de groep meereizen en optreden als contactpersoon ter plaatse, kunnen anderen die rol delegeren. Wees op beide scenario's voorbereid.
2. Ga op zoek naar de juiste groepsorganisatoren
Als je wacht tot groepsreizen je vinden, loop je waardevolle kansen mis. Hier zijn een paar manieren om je proactief te richten op groepsplanners en besluitvormers:
- Voer e-mailcampagnes, advertenties of directe verkoopinitiatieven uit die zijn afgestemd op lokale bedrijven, verenigingen en reisbureaus.
- Werk samen met vergaderplanners, trouwlocaties en -locaties en je lokale DMO (destination marketing organisation) of conventiebureau.
- Zet je groepsvriendelijke functies online in de kijker met professionele fotografie, videorondleidingen, arrangementen en lovende getuigenissen van vorige organisatoren.
3. Reageer snel - een positieve eerste indruk is cruciaal
Voor veel organisatoren is je reactietijd op een eerste vraag het eerste teken van hoe "klaar voor de groep" je bent. Zo maak je indruk:
- Wijs een speciale groepsverkoopmanager aan.
- Plaats een online formulier of e-mailadres op je website voor groepsaanvragen.
- Reageer binnen dezelfde werkdag - het liefst binnen een paar uur.
- Zeer professioneel en georganiseerd zijn.
- Deel details waaruit blijkt dat jij de perfecte partner bent en maak ze enthousiast om te boeken.
4. Een vlekkeloze uitvoering leveren
Reizen regelen voor een groep kan complex en stressvol zijn. Organisatoren willen erop kunnen vertrouwen dat alles soepel verloopt, van het inchecken tot het vertrek.
Een goede groepsservice draait om duidelijke communicatie, aandacht voor details en naadloze coördinatie. De belangrijkste stappen zijn:
- Stel een gedetailleerd contract op met duidelijke verwachtingen, deadlines en annuleringsvoorwaarden.
- Stel een coördinator aan om de logistiek af te ronden en als eerste contactpersoon te fungeren.
- Stuur voor aankomst een "groepsoverzicht" (ook wel briefing genoemd) naar de relevante afdelingen.
- Neem details door in pre-arrival meetings met het operationeel team.
- Maak kamersleutels en welkomstmateriaal op voorhand klaar en sta klaar om de organisator en VIP-gasten persoonlijk te begroeten bij aankomst.
5. Bied waarde, niet alleen kortingen
Organisatoren van groepen verwachten misschien een korting op je BAR (Best Available Rate), maar de context is belangrijk. Als je een grote vraag voorspelt, kan het slimmer zijn om je tarieven te verhogen of zelfs de groep te weigeren.
Verlaag niet altijd je tarief om een groep binnen te halen. Richt je in plaats daarvan op het leveren van waarde die in lijn is met je revenue management doelen.
- Bespreek groepsaanvragen met je verkoop-, marketing- en omzetteams om er zeker van te zijn dat ze bij je passen en met operations om de capaciteit te garanderen.
- Creëer voordelige pakketten waarin kamers worden gecombineerd met diensten en voorzieningen, zoals trouwpakketten, vergaderpakketten of all-inclusive retraites.
- Gebruik geautomatiseerde oplossing voor inkomstenbeheer om dynamisch de prijs te bepalen van groepsblokken en tijdelijke activiteiten op basis van de vraag.
- Bied toegevoegde waarde in plaats van tariefverlagingen, zoals extra kamers, opgewaardeerde suites of gratis vergaderruimte, of indien nodig een flexibeler annulerings- en verloopbeleid.
- Beloon de organisator met extraatjes: een welkomstgeschenk, spabehandeling, gratis toekomstig verblijf of exclusieve upgrade.
6. Vergelijk Groepswaarde met Transient Business
Bij het evalueren van een groepsaanvraag moet je je altijd afvragen: Zal deze boeking meer inkomsten genereren dan tijdelijke gasten in dezelfde periode?
Dit is waar een analyse van de verplaatsing van groepsinkomsten wordt essentieel. Het helpt je om de verwachte inkomsten van de groep te vergelijken met wat je zou verwachten van standaardboekingen tijdens dezelfde data.
Als de groep meer inkomsten oplevert, perfect. Zo niet, onderhandel dan over betere voorwaarden of wijs beleefd af.
Ga voor meer informatie naar Groepen of niet-groepsgasten? Een oplossing voor het grote dilemma in hotel revenue management.
7. Prijs juist met een prijscalculator voor groepsboekingen
RoomPriceGenie's aanstaande Prijscalculator voor groepsboekingen neemt het giswerk weg uit de groepsprijzen. Je hoeft alleen maar een paar gegevens in te voeren en de functie analyseert markttrends, historische gegevens en de verwachte vraag om een geoptimaliseerd groepstarief te genereren.
Het resultaat? U kunt vol vertrouwen een concurrerende prijs opgeven die in lijn is met uw inkomstenstrategie zonder uren te hoeven spenderen aan spreadsheets.
Nu ben je klaar om slimme groepsbeslissingen te nemen
Groepsactiviteiten kunnen een waardevolle inkomstenstroom zijn, maar alleen als ze strategisch worden benaderd.
Door je te richten op de juiste groepen, slimme prijstools te gebruiken en uitmuntende service te bieden, zal je hotel net zo geliefd zijn bij groepen als jij bij hen.
Om te leren hoe RoomPriceGenie uw property kan helpen de winstgevendheid van uw property te verhogen, start uw gratis proefabonnement van onze geautomatiseerde prijsoplossing!
