A los hoteles les encantan los grupos. Reservan grandes bloques de habitaciones, gastan dinero en eventos y comidas de grupo, y a menudo reservan con mucha antelación.
La pregunta es, ¿los grupos aman tu hotel?
Los organizadores de grupos tienen necesidades específicas y grandes expectativas. Para atraer a los grupos adecuados y asegurarte de que se van satisfechos, tienes que ofrecerles lo que más les importa. De lo contrario, se irán a otra parte y perderás unos ingresos muy valiosos.
Entonces, ¿qué hace falta exactamente para ganarse el negocio de los grupos? ¿Y por qué deben los hoteles ser selectivos con los grupos que aceptan?
Tanto si eres director de ingresos, director de ventas o director general, aquí tienes siete áreas clave en las que debes centrarte en tu estrategia de ingresos de grupo.
1. Entender los diferentes tipos de grupos
No todos los grupos son iguales. Sus necesidades, presupuestos y expectativas pueden variar mucho. Algunos pueden ser ideales para tu hotel independiente o pequeño grupo hotelero, mientras que otros pueden ser más adecuados para un gran hotel de conferencias o una cadena property.
Aunque hay muchos tipos, aquí tienes cinco de las categorías más comunes:
- Empresa - Reservado por empresas para reuniones, formación o retiros de trabajo en equipo, normalmente para estancias entre semana. A menudo requieren espacio para reuniones y un apoyo técnico fiable.
- Conferencias - Los asistentes suelen reunirse en un centro de convenciones cercano, pero pueden necesitar alojamiento, pequeñas salas de reuniones o espacios sociales.
- Social - Bodas, reuniones y otras celebraciones, a menudo para estancias de fin de semana. Estos grupos pueden necesitar espacio para eventos, catering y un poco más de ayuda.
- Recorrido al por mayor - Grupos de ocio reservados por operadores turísticos a precios netos. Eficacia, asequibilidad y comidas de grupo memorables son la clave.
- Entretenimiento - Artistas en gira, equipos de producción y equipos de medios de comunicación. Pueden requerir instalaciones únicas, como oficinas de producción, suites para talentos y horarios flexibles de entrada y salida.
¿Quién reserva estos grupos? Normalmente, organizadores de reuniones, empresas turísticas, agencias de viajes, representantes de empresas o gestores de viajes, cada uno con su propio estilo de comunicación y expectativas.
Y aunque algunos viajarán con el grupo y actuarán como contacto in situ, otros pueden delegar ese papel. Prepárate para ambas situaciones.
2. Ve a buscar a los organizadores de grupos adecuados
Si esperas a que el negocio de grupos te encuentre, perderás valiosas oportunidades. He aquí algunas formas de dirigirte proactivamente a los planificadores y responsables de grupos:
- Realiza campañas de correo electrónico, anuncios o iniciativas de venta directa adaptadas a empresas locales, asociaciones y agencias de viajes.
- Asóciate con organizadores de reuniones, lugares de celebración de bodas y tu organización local de marketing de destinos (DMO) u oficina de congresos.
- Muestra en Internet tus características para grupos con fotografías profesionales, visitas guiadas en vídeo, paquetes y testimonios elogiosos de antiguos organizadores.
3. Responde rápido: las primeras impresiones positivas son fundamentales
Para muchos organizadores, tu tiempo de respuesta a una consulta inicial es la primera señal de lo "preparado para el grupo" que estás. He aquí cómo impresionar:
- Asigna un jefe de ventas de grupo dedicado.
- Coloca un formulario en línea o una dirección de correo electrónico en tu sitio web para consultas de grupos.
- Responde en el mismo día laborable, idealmente en pocas horas.
- Sé muy profesional y organizado.
- Comparte detalles que demuestren que eres el socio perfecto y haz que se animen a reservar.
4. Ejecución impecable
Organizar el viaje de un grupo puede ser complejo y estresante. Los organizadores quieren tener la seguridad de que todo irá sobre ruedas, desde la facturación hasta la salida.
Un gran servicio de grupo consiste en una comunicación clara, atención a los detalles y una coordinación perfecta. Los pasos clave incluyen:
- Crea un contrato detallado que defina claramente las expectativas, los plazos y las condiciones de cancelación.
- Asigna un coordinador para ultimar la logística y servir como principal punto de contacto.
- Haz circular un "currículum de grupo" (también conocido como documento informativo) entre los departamentos pertinentes antes de la llegada.
- Revisa los detalles en las reuniones previas a la llegada con el equipo de operaciones.
- Prepara las llaves de las habitaciones y el material de bienvenida con antelación y estate preparado para saludar personalmente al organizador y a los invitados VIP a su llegada.
5. Ofrece valor, no sólo descuentos
Los organizadores de grupos pueden esperar un descuento sobre tu BAR (Mejor Tarifa Disponible), pero el contexto importa. Si prevés una gran demanda, puede que sea más inteligente aumentar tus tarifas o incluso rechazar al grupo.
No optes por bajar siempre la tarifa para ganar un grupo. En lugar de eso, céntrate en ofrecer un valor que se ajuste a tus objetivos de gestión de ingresos.
- Discute las solicitudes de grupo con tus equipos de ventas, marketing e ingresos para asegurarte de que son las adecuadas, y con operaciones para garantizar la capacidad.
- Crea paquetes ricos en valor que combinen habitaciones con servicios y comodidades, como paquetes de boda, paquetes de reuniones o retiros con todo incluido.
- Utiliza solución automatizada de gestión de ingresos para tarificar dinámicamente los bloques de grupo junto con los negocios transitorios en función de la demanda.
- Ofrece valor añadido en lugar de recortar las tarifas, como habitaciones gratuitas, suites mejoradas o salas de reuniones gratuitas, o políticas de cancelación y bajas más flexibles si es necesario.
- Recompensa al organizador con ventajas: un regalo de bienvenida, un tratamiento de spa, una estancia futura gratuita o una mejora exclusiva.
6. Comparar el valor de grupo con el negocio transitorio
Al evaluar una solicitud de grupo, pregúntate siempre: ¿generará esta reserva más ingresos que los huéspedes transitorios durante el mismo periodo?
Aquí es donde un análisis del desplazamiento de los ingresos del grupo resulta esencial. Te ayuda a comparar los ingresos previstos del grupo con los que esperarías de las reservas estándar durante las mismas fechas.
Si el grupo aporta más ingresos, perfecto. Si no, negocia mejores condiciones o declínalo educadamente.
Para saber más, consulta ¿Grupos o clientes independientes? Resolver el gran dilema de la gestión de ingresos hoteleros.
7. Calcula el precio justo con una calculadora de precios para reservas de grupos
Próximos RoomPriceGenie Calculadora de precios de reservas de grupos elimina las conjeturas sobre los precios de grupo. Sólo tienes que introducir unos pocos datos y la función analizará las tendencias del mercado, los datos históricos y la demanda prevista para generar una tarifa de grupo optimizada.
¿El resultado? Puedes cotizar con confianza un precio competitivo que se ajuste a tu estrategia de ingresos sin pasar horas en hojas de cálculo.
Ahora estás preparado para tomar decisiones de grupo inteligentes
El negocio de grupos puede ser una fuente de ingresos de gran valor, pero sólo si se aborda estratégicamente.
Si te diriges a los grupos adecuados, aprovechas las herramientas de precios inteligentes y ofreces un servicio sobresaliente, los grupos amarán tu hotel tanto como tú los amas a ellos.
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