Conseguir negocios de grupos puede resultar difícil, sobre todo para los hoteles independientes y los grupos hoteleros pequeños y medianos que carecen del reconocimiento de marca de los grandes hoteles y cadenas.
También puede parecer personal. ¿Por qué ese grupo eligió el property de enfrente en lugar del tuyo?
Para ayudarte a conseguir más de este valioso negocio, hemos reunido siete pasos probados para crear propuestas de grupo sobresalientes.
¿Quieres atraer a más grupos? Echa un vistazo a 7 formas de que los hoteles capten negocios rentables de grupos.
1. Escucha atentamente las necesidades del organizador del grupo
Con las prisas por responder rápidamente, a veces podemos pasar por alto detalles importantes. Tanto si la consulta llega por RFP (solicitud de propuesta), correo electrónico o teléfono, tómate el tiempo necesario para comprender:
- La finalidad del viaje. ¿Es una boda, un acto de empresa, un grupo de turistas o un equipo deportivo? Cada tipo de grupo tendrá sus propias necesidades especiales.
- El patrón de estancia. ¿Cuáles son las fechas de llegada y salida? ¿Son flexibles?
- Las necesidades del grupo. ¿Cuántas habitaciones por noche? ¿Necesitarán comidas, aparcamiento, sala de reuniones, espacio para eventos u otros servicios?
2. Haz las preguntas adecuadas
Si falta información, no hagas conjeturas ni suposiciones. Confirma los detalles con el organizador para evitar presentar una propuesta irrelevante.
Algunas preguntas útiles son
- Fuente de la reserva. ¿Cómo te han encontrado? ¿Están considerando otras propiedades?
- Sigue el patrón. ¿Las fechas son fijas? ¿Se escalonan las llegadas y las salidas?
- Tipos de habitaciones. ¿Se trata de una solicitud de habitaciones o suites específicas?
- Presupuesto. ¿Tienen un rango fijo o flexibilidad
- Condiciones del acuerdo. ¿Se sienten cómodos con tus políticas estándar de cancelación y corte?
3. Investiga los antecedentes
Un poco de trabajo detectivesco puede llegar muy lejos. Dedica tiempo a comprender con quién estás tratando para anticiparte a las necesidades y adaptar tu oferta.
- Busca en Google la organización. Más allá de lo básico, busca detalles adicionales que puedan ayudarte a sorprenderles (como la declaración de su misión o las biografías de los organizadores), así como señales de alarma (como problemas de pago o mala conducta en sedes anteriores).
- Pide referencias. Si han reservado bloques de grupo en otros hoteles, pregúntales si están dispuestos a facilitar datos de contacto. A la mayoría de los organizadores reputados no les importará.
- Habla con socios de la industria. Si el grupo trabaja con tu DMO local, CVB o planificadores de eventos, ponte en contacto con ellos. A menudo pueden proporcionarte información privilegiada o incluso ayudarte a coordinar una experiencia de grupo fantástica.
4. Trabajar en equipo
Se necesita una aldea para elaborar una propuesta de grupo ganadora. Tanto si diriges una acogedora boutique independiente como un pequeño grupo hotelero, pide la opinión de los miembros clave del equipo.
- Jefe de ventas: Suele ser el contacto principal del grupo y la persona que dirige el proceso de propuestas.
- Director general: El que piensa a gran escala, asegurándose de que el grupo encaja con tus objetivos empresariales.
- Gestor de ingresos: Supervisa los patrones de demanda y los comportamientos de los grupos (como la pérdida de negocio y las cancelaciones) para ayudarte a establecer la tarifa y las condiciones ideales.
- Director de operaciones: Puedes confirmar que cuentas con el personal y los recursos necesarios para ofrecer el factor sorpresa cuando llegue el grupo.
5. Cotizar la tarifa correcta
Decidir los precios de los grupos es uno de los aspectos más delicados de la gestión de ingresos hoteleros. Si bajas demasiado, te arriesgas a dejar dinero sobre la mesa. Si es demasiado alto, el grupo puede buscar en otra parte.
He aquí cómo encontrar el equilibrio:
- Comprueba la previsión. ¿Esperas una alta ocupación durante las fechas del grupo o tendrás muchas habitaciones sin vender? Deja que la demanda guíe tus decisiones sobre precios.
- Realiza un análisis de desplazamiento. Compara los ingresos potenciales del grupo con lo que podrías ganar con las reservas regulares. Si los ingresos transitorios son superiores, considera la posibilidad de rechazar o revisar tu oferta.
- Prepárate para negociar (pero no des por sentado que tendrás la oportunidad). Si no puedes ajustar las tarifas, considera la posibilidad de ofrecer habitaciones gratuitas, mejoras de habitación, ampliación de las fechas límite o espacio para reuniones gratuito.
¿Necesitas ayuda para decidir si merece la pena reservar para un grupo? Aprende a realizar una análisis del desplazamiento de los ingresos hoteleros.
6. Utiliza una calculadora Group Displacement
Algunos hoteles tienen tarifas de grupo fijas o se basan en el instinto, pero eso es sólo pedir que se pierdan ingresos. Las condiciones cambian rápidamente, y tus precios deben reflejar la demanda actual.
Una solución automatizada de gestión de ingresos como RoomPriceGenie utiliza datos de mercado, ritmo de reservas y tendencias históricas para recomendar tarifas competitivas.
Pronto lanzaremos también una Calculadora Group Displacement para facilitar aún más el proceso. Sólo tienes que introducir los datos del grupo, y te sugerirá una tarifa óptima que maximice los ingresos a la vez que te mantiene competitivo.
¿Te preguntas si deberías llevar a un grupo o aguantar las reservas transitorias? Leer ¿Grupo o Transitorio? Resolver el Gran Dilema.
7. Destaca por qué eres la mejor opción
Al crear tu propuesta, utiliza una plantilla para garantizar la eficacia y la coherencia, pero asegúrate de adaptarla a las necesidades específicas del grupo.
Aquí tienes algunas áreas en las que centrarte:
- La experiencia. ¿Has acogido a grupos similares? Incluye ejemplos y testimonios.
- Comodidades. Menciona las características clave del lugar que puedan atraer al grupo, como espacios para eventos, spa, piscina o un restaurante popular.
- Localización. ¿Cómo de cerca estás de las atracciones, lugares o enlaces de transporte que utilizará el grupo?
- Premios y valoraciones de los invitados. Incluye cualquier reconocimiento del sector o valoraciones sólidas de los huéspedes en Tripadvisor y Google.
- Tu promesa de marca. Ya sea por la excelencia del servicio, la sostenibilidad o el confort, muestra cómo destaca tu hotel.
- El equipo. Presenta a los contactos clave que garantizarán una estancia sin problemas para el grupo.
Ahora estás listo para enviar
Antes de pulsar enviar, pide a tus compañeros que revisen la propuesta. Solicita una respuesta del organizador en un plazo determinado y haz un seguimiento en el momento oportuno.
No todas las consultas se convertirán, pero si sigues estos pasos aumentarás tu tasa de éxito al tiempo que proteges tus ingresos.
Y lo que es más importante, harás que tu hotel parezca profesional y que sea fácil trabajar con él, lo que contribuirá a que te recuerden la próxima vez.
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