The Oak Tree Inn es un encantador hotel familiar de 42 habitaciones situado a orillas del lago Lomond, en el pintoresco pueblo de Balmaha. Pasaron del anterior PMS basado en servidor de Avondata, Hotel Executive, a la nube con Rezcontrol justo después de Covid y se integraron con RoomPriceGenie para optimizar los ingresos a principios de 2024.
Rezcontrol y RoomPriceGenie se reunieron con el Director General Martin Buchanan para descubrir la diferencia que han marcado estas nuevas tecnologías...
El Oak Tree Inn abrió sus puertas en 1997 y desde entonces ha ido mejorando y ampliando su oferta a los huéspedes, que ahora incluye cabañas, casas de campo e incluso un autobús comedor privado. Gestionan una heladería y una cafetería contiguas, han ganado el galardón de mejor pub de Escocia y atienden reuniones, eventos, vacaciones y grupos de turistas.
El hotel da prioridad a la sostenibilidad en su toma de decisiones y cuenta con 246 paneles solares que alimentan gran parte del recinto, incluidos sus puntos de recarga de vehículos eléctricos.
Antes realizaban muchas tareas de gestión a mano, actualizando los datos de las reservas y ajustando las tarifas manualmente, y les costaba mantener la coherencia y la visibilidad.
A medida que el negocio crecía, su oferta se ampliaba y su popularidad llegaba a todas partes -junto con el rápido desarrollo de las tecnologías de la hostelería-, se dieron cuenta de las ventajas que obtendrían si se pasaban a la nube e invertían en una nueva pila tecnológica por razones tanto de ingresos como de eficacia.
"Somos un equipo pequeño y realmente vimos las ventajas de agilizar y automatizar nuestros procesos, así como nuestra comunicación interna y la elaboración de informes".
Como empresa familiar en un hotel que disfruta de la máxima ocupación en las horas punta, era todo un reto mantenerse al día de todas las tareas que había que hacer, sobre todo en los meses de verano.
"Siempre estamos llenos en verano, y había demasiado que hacer y demasiado poco tiempo", dijo Martin. "Sabíamos que si podíamos racionalizar nuestros procesos, liberaríamos tiempo del personal y todo sería más profesional. También generábamos nuestras propias estimaciones a la hora de fijar los precios, y aunque conocemos nuestros parámetros y lo que acepta el mercado, sobre todo para nuestros leales clientes habituales, también sabíamos que con más ciencia detrás, podríamos generar más reservas en periodos bajos, y más ingresos en las horas punta."
"Teníamos poca visibilidad de los datos y las métricas de rendimiento y sabíamos que era un área obvia de mejora".
Como cualquier hotel que se llena especialmente en determinadas épocas, The Oak Tree Inn también necesitaba un sistema fácil de usar y de aprender para el personal de temporada.
Martin lleva muchos sombreros, trabajando como director general y encargado de los servicios a los huéspedes, así como del restaurante y el bar. Esta amplia función le lleva naturalmente a la gestión de ingresos, la estrategia, la optimización de la eficacia, la experiencia de los huéspedes y la rentabilidad, lo que le situó en un lugar ideal para revisar las tecnologías disponibles durante los cierres obligatorios de la pandemia y poner el Oak Tree Inn totalmente al día cuando el hotel pudo reabrir.
"Llevábamos muchos años trabajando con Hotel Executive", explicó, "así que fue una elección natural considerar Rezcontrol". Podía ver las ventajas de tenerlo todo en un solo lugar, actualizándose automáticamente, sin necesidad de consultar distintos informes para tener una visión completa o comprobar las reservas y hacer modificaciones manuales.
"Lo mismo ocurrió con la decisión de incorporar el RoomPriceGenie, lo que hicimos a principios de 2024", dijo. "Trabajar manualmente con las OTAs e intentar ajustar las tarifas -y ellas siempre quieren promocionar la tarifa más baja- fue todo un reto. Veías un aspecto de la gestión general o de la ocupación y disponibilidad en un sitio, y luego las tarifas de las habitaciones en otro, y correlacionarlos era complicado, además de no conducir a una fijación de precios optimizada."
"La incorporación a ambos sistemas fue realmente sencilla: la asistencia es increíble y ambas plataformas han ahorrado incontables horas de tiempo al personal.“
El cambio siempre es preocupante, pero para The Oak Tree Inn, la migración a Rezcontrol fue fluida. Esto fue más fácil por haber gestionado previamente Hotel Executive, lo que también dio al hotel confianza en el sistema. Rezcontrol importó todas las reservas existentes y proporcionó una excelente integración y formación paso a paso.
"El servicio de atención al cliente de Rezcontrol es el mejor que he experimentado nunca", dijo Martin. "He trabajado con unos cuantos sistemas, y éste realmente destaca tanto para mí como para el equipo".
Una vez que el algoritmo de RoomPriceGenie se afinó para alinearse con la estrategia de precios de Martin, éste adquirió la confianza necesaria para dejar de supervisar las tarifas diarias y los ingresos. Con el sistema dando claramente resultados -impulsando tanto los ingresos como las reservas-, pudo centrarse en otros aspectos del negocio, sabiendo que la fijación de precios estaba en buenas manos con Genie.
"Apenas puedo sentarme en mi escritorio en verano", dijo, "y de todos modos puedo verlo todo de un vistazo en Rezcontrol. Los nuevos sistemas me han ahorrado incontables horas".
"Rezcontrol y RoomPriceGenie han mejorado drásticamente tanto la eficacia como los ingresos, y la forma en que los datos pasan de uno a otro es perfecta".
Las soluciones combinadas de Rezcontrol y RoomPriceGenie han mejorado drásticamente la eficacia y también la fijación de tarifas.
En cuanto al PMS, Martin elogia la facilidad de uso general de Rezcontrol y el planificador en particular.
"Con Rezcontrol, puedes verlo todo de un vistazo, desde las tarifas y la disponibilidad hasta los pagos y los paquetes".
"Es genial", dice. "Puedes verlo todo de un vistazo, desde las tarifas y la disponibilidad hasta el estado de los pagos, las reservas de mesas vinculadas -usamos Resdiary- y los paquetes. A medida que hemos ido creciendo, esto se ha vuelto cada vez más importante. Los correos electrónicos automatizados de compromiso con los huéspedes ahorran tiempo, tienen un aspecto profesional y garantizan que todos los detalles son correctos. También los utilizamos a menudo para impulsar la repetición de negocios con correos electrónicos de devolución y ofertas".
"Los niveles de estrés se han reducido y la automatización del flujo de datos entre sistemas significa una comunicación mucho más fácil entre departamentos".
Al equipo también le resulta especialmente útil personalizar el planificador por colores y que el sistema sea tan fácil de usar para los recepcionistas y la dirección, desde cambiar las reservas hasta sacar informes de limpieza, índices de ocupación, ingresos o cualquier otra cosa.
"En verano estamos muy ocupados", explica Martin. "El nuevo personal tiene que ser capaz de cogerlo y ponerlo en marcha, y siempre lo hace. Los niveles de estrés se han reducido y la automatización del flujo de datos entre sistemas significa una comunicación mucho más fácil entre departamentos, por ejemplo, desde la recepción al servicio de limpieza y F+B, con información más clara y accesible."
En cuanto a la estrategia de precios, RoomPriceGenie ha permitido a Oak Tree Inn pasar de tarifas fijas a dinámicas.
"Nos dimos cuenta de que salíamos perdiendo con nuestras tarifas fijas", dijo Martin, "pero no teníamos toda la información ni el análisis necesarios para establecer unas dinámicas. Con nuestra ubicación, somos un negocio muy estacional, y queríamos poder establecer tarifas en función de los distintos días de la semana, así como de las épocas del año; para llenar huecos cuando los tuviéramos y maximizar las tarifas cuando la demanda fuera mayor, así como para fomentar las reservas directas, sin ir más allá de lo que los huéspedes estuvieran dispuestos o pudieran pagar".
"Después de haber pasado tiempo trabajando con RoomPriceGenie para configurar el algoritmo, ahora apenas necesito mirarlo".
Martin invirtió más tiempo en trabajar con RoomPriceGenie para afinar el algoritmo, de modo que ahora ya casi no tiene que mirarlo. "Podemos asumir las decisiones sobre tarifas basadas en datos, al tiempo que permitimos anulaciones manuales", explica, "y hemos podido adaptar los cambios para evitar alienar a nuestra base principal de huéspedes".
Entonces, ¿puede The Oak Tree Inn ver resultados cuantificables de la aplicación de Rezcontrol y RoomPriceGenie?
"El rendimiento de la inversión en RoomPriceGenie es evidente", dijo Martin. "Hemos aumentado nuestros índices de ocupación en 8% en los periodos más lentos, mientras que los ingresos han aumentado en 10% en general, sin que ello haya supuesto una caída de las reservas.
"Gracias a Rezcontrol, hemos aumentado enormemente la eficacia y el ahorro de tiempo, lo que nos permite centrarnos más en nuestros clientes y menos en la administración, lo que también supone un ahorro de costes".
Rezcontrol es un software de gestión hotelera totalmente basado en la nube que da el control a los hoteleros. Disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, permite a los grupos hoteleros y a los hoteles independientes, así como a los pubs boutique y a las posadas con habitaciones, llegar a más huéspedes, ampliar las operaciones y simplificar la gestión general del hotel.
Con 30 años de experiencia en software de gestión hotelera, conocemos los problemas a los que te enfrentas y lo que necesitas para dirigir tu negocio de forma fluida, eficaz y rentable.
