Es kann sich schwer anfühlen, das Gruppengeschäft an Land zu ziehen, vor allem für unabhängige Hotels und kleine bis mittelgroße Hotelgruppen, denen der Bekanntheitsgrad der großen Hotels und Ketten fehlt.
Es kann sich auch persönlich anfühlen. Warum hat sich diese Gruppe für das property auf der anderen Straßenseite entschieden und nicht für deines?
Damit du mehr von diesem wertvollen Geschäft bekommst, haben wir sieben bewährte Schritte zusammengestellt, um herausragende Gruppenangebote zu erstellen.
Willst du mehr Gruppen anziehen? Schau dir an 7 Wege für Hotels, das Gruppengeschäft profitabel zu gestalten.
1. Höre aufmerksam auf die Bedürfnisse des Gruppenorganisators
In der Eile, schnell zu antworten, können wir manchmal wichtige Details übersehen. Egal, ob die Anfrage per RFP (Request for Proposal), E-Mail oder Telefon eingeht, nimm dir die Zeit, sie zu verstehen:
- Der Zweck des Reisens. Ist es eine Hochzeit, eine Firmenveranstaltung, eine Reisegruppe oder eine Sportmannschaft? Jede Gruppenart hat ihre eigenen Bedürfnisse.
- Das Aufenthaltsmuster. Was sind die Ankunfts- und Abreisedaten? Sind sie flexibel?
- Die Bedürfnisse der Gruppe. Wie viele Zimmer pro Nacht? Werden Mahlzeiten, Parkplätze, Tagungsräume, Veranstaltungsräume oder andere Dienstleistungen benötigt?
2. Die richtigen Fragen stellen
Wenn Informationen fehlen, solltest du nicht raten oder Vermutungen anstellen. Bestätige die Details mit dem Organisator, um zu vermeiden, dass du einen irrelevanten Vorschlag einreichst.
Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel:
- Buchungsquelle. Wie haben sie dich gefunden? Ziehen sie andere Objekte in Betracht?
- Bleib im Muster. Sind die Termine festgelegt? Sind die An- und Abreisetermine gestaffelt?
- Zimmertypen. Handelt es sich um eine "Run-of-House"-Anfrage (ROH) oder werden bestimmte Zimmer/Suiten benötigt?
- Budget. Haben sie eine bestimmte Reichweite oder sind sie flexibel?
- Vertragsbedingungen. Sind sie mit deinen üblichen Stornierungs- und Kündigungsrichtlinien einverstanden?
3. Hintergrundrecherche betreiben
Ein bisschen Detektivarbeit kann viel bewirken. Nimm dir die Zeit, um zu verstehen, mit wem du es zu tun hast, um die Bedürfnisse zu erkennen und dein Angebot anzupassen.
- Google die Organisation. Achte nicht nur auf die Grundlagen, sondern auch auf zusätzliche Details, die dir dabei helfen können, sie zu überzeugen (z.B. das Leitbild oder die Biografien der Organisatoren), sowie auf rote Fahnen (z.B. Zahlungsprobleme oder schlechtes Verhalten bei früheren Veranstaltungen).
- Frag nach Referenzen. Wenn sie Gruppenblöcke in anderen Hotels gebucht haben, frag sie, ob sie bereit sind, ihre Kontaktdaten weiterzugeben. Die meisten seriösen Organisatoren haben nichts dagegen.
- Sprich mit Partnern aus der Industrie. Wenn die Gruppe mit deinem örtlichen DMO, CVB oder Veranstaltungsplaner zusammenarbeitet, solltest du dich an sie wenden. Sie können dir oft Insiderwissen vermitteln oder dir sogar helfen, ein fantastisches Gruppenerlebnis zu koordinieren.
4. Als Team arbeiten
Um ein erfolgreiches Gruppenangebot zu erstellen, braucht es ein Dorf. Egal, ob du eine gemütliche, unabhängige Boutique oder eine kleine Hotelgruppe betreibst, bitte die wichtigsten Teammitglieder um Unterstützung.
- Verkaufsleiter: In der Regel der Hauptansprechpartner der Gruppe und die Person, die den Vorschlagsprozess steuert.
- Geschäftsführerin: Der Denker des großen Ganzen, der dafür sorgt, dass die Gruppe zu deinen Unternehmenszielen passt.
- Revenue Manager: Überwacht Nachfragemuster und Gruppenverhalten (wie Geschäftsausfälle und Stornierungen), um dir bei der Festlegung des idealen Tarifs und der Konditionen zu helfen.
- Betriebsleiter: Kannst du bestätigen, dass du über das Personal und die Ressourcen verfügst, um den "Wow-Faktor" zu erreichen, wenn die Gruppe ankommt?
5. Die richtige Rate angeben
Die Festlegung von Gruppenpreisen ist einer der kniffligsten Aspekte des Hotelumsatzmanagements. Wenn du sie zu niedrig ansetzt, riskierst du, Geld auf dem Tisch liegen zu lassen. Wenn du sie zu hoch ansetzt, wird sich die Gruppe vielleicht woanders umsehen.
Hier erfährst du, wie du das Gleichgewicht findest:
- Überprüfe die Vorhersage. Erwartest du eine hohe Auslastung während der Gruppentermine oder wirst du viele unverkaufte Zimmer haben? Lass dich bei deinen Preisentscheidungen von der Nachfrage leiten.
- Führe eine Verdrängungsanalyse durch. Vergleiche die potenziellen Einnahmen der Gruppe mit denen, die du mit regulären Buchungen erzielen könntest. Wenn die vorübergehenden Einnahmen höher sind, solltest du dein Angebot ablehnen oder überarbeiten.
- Sei auf Verhandlungen vorbereitet (aber geh nicht davon aus, dass du die Chance dazu bekommst). Wenn du die Preise nicht anpassen kannst, kannst du kostenlose Zimmer, Zimmer-Upgrades, verlängerte Abgabetermine oder kostenlose Tagungsräume anbieten.
Brauchst du Hilfe bei der Entscheidung, ob sich eine Gruppenbuchung lohnt? Erfahre, wie du eine Analyse der Umsatzverschiebung im Hotel.
6. Verwende einen Group Displacement-Rechner
Manche Hotels haben feste Gruppentarife oder verlassen sich auf ihren Instinkt, aber das bedeutet, dass sie sich Einnahmen entgehen lassen. Die Bedingungen ändern sich schnell, und deine Preise sollten die aktuelle Nachfrage widerspiegeln.
Eine automatisierte Revenue-Management-Lösung wie RoomPriceGenie nutzt Marktdaten, Buchungsgeschwindigkeit und historische Trends, um wettbewerbsfähige Tarife zu empfehlen.
In Kürze werden wir auch einen Group Displacement-Rechner einführen, um den Prozess noch einfacher zu machen. Gib einfach die Gruppendaten ein und er schlägt dir einen optimalen Tarif vor, der deine Einnahmen maximiert und dich wettbewerbsfähig hält.
Du fragst dich, ob du eine Gruppe mitnehmen solltest oder ob du dich für eine vorübergehende Buchung entscheiden solltest? Lies Gruppe oder Flüchtling? Die Lösung des großen Dilemmas.
7. Hervorheben, warum du die beste Wahl bist
Verwende bei der Erstellung deines Vorschlags eine Vorlage, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten, aber achte darauf, dass du ihn auf die speziellen Bedürfnisse der Gruppe abstimmst.
Hier sind ein paar Bereiche, auf die du dich konzentrieren kannst:
- Erfahrung. Hast du schon ähnliche Gruppen beherbergt? Füge Beispiele und Erfahrungsberichte bei.
- Annehmlichkeiten. Erwähne die wichtigsten Merkmale vor Ort, die für die Gruppe interessant sein könnten, wie Veranstaltungsräume, Spa, Pool oder ein beliebtes Restaurant.
- Standort. Wie nah seid ihr an Attraktionen, Veranstaltungsorten oder Verkehrsverbindungen, die die Gruppe nutzen wird?
- Auszeichnungen und Gästebewertungen. Füge jede Anerkennung der Branche oder gute Gästebewertungen auf Tripadvisor und Google hinzu.
- Dein Markenversprechen. Egal, ob es um hervorragenden Service, Nachhaltigkeit oder Komfort geht, zeige, wie sich dein Hotel abhebt.
- Das Team. Stelle die wichtigsten Ansprechpartner vor, die für einen reibungslosen Aufenthalt der Gruppe sorgen werden.
Jetzt bist du bereit zum Einreichen
Bevor du auf "Senden" drückst, bitte deine Kollegen, den Vorschlag Korrektur zu lesen. Bitte den Organisator um eine Antwort bis zu einer bestimmten Frist und melde dich zum richtigen Zeitpunkt.
Nicht jede Anfrage wird umgewandelt, aber wenn du diese Schritte befolgst, wirst du deine Erfolgsquote erhöhen und gleichzeitig deine Einnahmen schützen.
Am wichtigsten ist, dass du dein Hotel als professionell und einfach in der Zusammenarbeit darstellst, damit sie sich beim nächsten Mal an dich erinnern.
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