Hotels lieben Gruppen. Sie buchen große Zimmerblöcke, geben Geld für Veranstaltungen und Gruppenessen aus und buchen oft lange im Voraus.
Die Frage ist, ob Gruppen dein Hotel lieben?
Gruppenorganisatoren haben besondere Bedürfnisse und hohe Erwartungen. Um die richtigen Gruppen anzuziehen und sicherzustellen, dass sie zufrieden abreisen, musst du ihnen das bieten, was ihnen am wichtigsten ist. Sonst gehen sie woanders hin und dir entgehen wertvolle Einnahmen.
Was genau ist also nötig, um Gruppen zu gewinnen? Und warum sollten Hotels bei den Gruppen, die sie akzeptieren, wählerisch sein?
Egal, ob du Revenue Manager, Vertriebsleiter oder Geschäftsführer bist, hier sind sieben wichtige Bereiche, auf die du dich bei deiner Gruppenumsatzstrategie konzentrieren solltest.
1. Verschiedene Gruppentypen verstehen
Nicht alle Gruppen sind gleich. Ihre Bedürfnisse, Budgets und Erwartungen können sehr unterschiedlich sein. Manche sind ideal für ein unabhängiges Hotel oder eine kleine Hotelgruppe, während andere besser für ein großes Konferenzhotel oder eine Kette property geeignet sind.
Es gibt viele Arten, aber hier sind fünf der häufigsten Kategorien:
- Unternehmen - Sie werden von Unternehmen für Besprechungen, Schulungen oder Teambuilding-Klausuren gebucht, in der Regel für Aufenthalte an Wochentagen. Sie benötigen oft einen Tagungsraum und zuverlässige technische Unterstützung.
- Konferenzen - Die Teilnehmer treffen sich in der Regel in einem nahegelegenen Kongresszentrum, benötigen aber möglicherweise Unterkünfte, kleine Gruppenräume oder Sozialräume.
- Soziales - Hochzeiten, Klassentreffen und andere Feiern, oft für Wochenendaufenthalte. Diese Gruppen brauchen vielleicht einen Veranstaltungsraum, ein Catering und ein bisschen mehr Unterstützung.
- Großhandel Tour - Freizeitgruppen, die von Reiseveranstaltern zu Nettopreisen gebucht werden. Effizienz, Erschwinglichkeit und unvergessliche Gruppenmahlzeiten sind der Schlüssel.
- Unterhaltung - Künstler, Produktionsteams und Medienteams auf Tournee. Das kann besondere Einrichtungen wie Produktionsbüros, Suiten für Talente und flexible Check-in/-out-Zeiten erfordern.
Wer bucht diese Gruppen? In der Regel sind es Tagungsplaner, Reiseveranstalter, Reisebüros, Unternehmensvertreter oder Reiseleiter - jeder mit seinem eigenen Kommunikationsstil und seinen eigenen Erwartungen.
Und während einige mit der Gruppe reisen und als Ansprechpartner vor Ort fungieren, können andere diese Rolle delegieren. Sei auf beide Szenarien vorbereitet.
2. Finde die richtigen Gruppenorganisatoren
Wenn du darauf wartest, dass das Gruppengeschäft zu dir kommt, verpasst du wertvolle Chancen. Hier sind einige Möglichkeiten, um Gruppenplaner und Entscheidungsträger proaktiv anzusprechen:
- Führe E-Mail-Kampagnen, Anzeigen oder Direktverkaufsinitiativen durch, die auf lokale Unternehmen, Verbände und Reisebüros zugeschnitten sind.
- Arbeite mit Tagungsplanern, Hochzeitslocations und Veranstaltungsorten sowie mit deiner lokalen Destination Marketing Organisation (DMO) oder dem Convention Bureau zusammen.
- Präsentiere deine gruppenfreundlichen Angebote online mit professionellen Fotos, Videotouren, Pauschalangeboten und begeisterten Erfahrungsberichten früherer Organisatoren.
3. Reagiere schnell - ein positiver erster Eindruck ist entscheidend
Für viele Organisatoren ist deine Reaktionszeit auf eine erste Anfrage das erste Zeichen dafür, wie "gruppenfähig" du bist. Hier erfährst du, wie du beeindrucken kannst:
- Beauftrage einen speziellen Gruppenverkaufsleiter.
- Stelle auf deiner Website ein Online-Formular oder eine E-Mail-Adresse für Gruppenanfragen zur Verfügung.
- Reagiere noch am selben Arbeitstag - idealerweise innerhalb weniger Stunden.
- Sei hochprofessionell und organisiert.
- Teile Details mit, die zeigen, dass du der perfekte Partner bist und sie zum Buchen animieren.
4. Tadellose Ausführung liefern
Die Reisevorbereitung für eine Gruppe kann komplex und stressig sein. Die Organisatoren wollen sich darauf verlassen können, dass alles reibungslos abläuft, vom Check-in bis zur Abreise.
Bei einem guten Gruppenservice geht es um klare Kommunikation, Liebe zum Detail und nahtlose Koordination. Die wichtigsten Schritte sind:
- Erstelle einen detaillierten Vertrag, der die Erwartungen, Fristen und Kündigungsbedingungen klar umreißt.
- Bestimme einen Koordinator, der die Logistik abschließt und als Hauptansprechpartner fungiert.
- Verteile einen "Gruppenlebenslauf" (auch Briefing-Dokument genannt) an die zuständigen Abteilungen vor der Ankunft.
- Besprich die Details in Vorbesprechungen mit dem Betriebsteam.
- Bereite die Zimmerschlüssel und das Begrüßungsmaterial im Voraus vor und sei bereit, den Organisator und die VIP-Gäste bei ihrer Ankunft persönlich zu begrüßen.
5. Biete Mehrwert, nicht nur Rabatte
Gruppenorganisatoren erwarten vielleicht einen Rabatt auf deine BAR (Best Available Rate), aber der Kontext ist wichtig. Wenn du mit einer hohen Nachfrage rechnest, ist es vielleicht klüger, deine Preise zu erhöhen oder die Gruppe abzulehnen.
Senke nicht immer deinen Preis, um eine Gruppe zu gewinnen. Konzentriere dich stattdessen darauf, einen Mehrwert zu bieten, der mit deinen Umsatzzielen übereinstimmt.
- Besprich die Gruppenanfragen mit deinen Vertriebs-, Marketing- und Umsatzteams, um sicherzugehen, dass sie richtig sind, und mit dem Betrieb, um die Kapazität sicherzustellen.
- Erstelle hochwertige Pakete, die Zimmer mit Dienstleistungen und Annehmlichkeiten bündeln - wie Hochzeitspakete, Tagungspakete oder All-inclusive-Retreats.
- Verwende automatisierte Revenue-Management-Lösung um die Preise für Gruppenblöcke und transitorische Geschäfte dynamisch und nachfrageabhängig zu gestalten.
- Biete Zusatzleistungen anstelle von Preissenkungen an, z. B. kostenlose Zimmer, verbesserte Suiten oder kostenlose Tagungsräume, oder biete bei Bedarf flexiblere Stornierungs- und Kündigungsbedingungen an.
- Belohne den Organisator mit Vergünstigungen: ein Willkommensgeschenk, eine Spa-Behandlung, ein kostenloser zukünftiger Aufenthalt oder ein exklusives Upgrade.
6. Vergleich des Gruppenwerts mit dem transitorischen Geschäft
Wenn du eine Gruppenanfrage bewertest, solltest du dich immer fragen: Wird diese Buchung mehr Umsatz bringen als die Buchung von Einzelgästen im gleichen Zeitraum?
Dies ist der Ort, an dem eine Analyse der Gruppenumsatzverschiebung ist unerlässlich. Sie hilft dir, die voraussichtlichen Einnahmen der Gruppe mit denen zu vergleichen, die du bei normalen Buchungen zu denselben Terminen erwarten würdest.
Wenn die Gruppe mehr Geld einbringt, ist das perfekt. Wenn nicht, verhandle bessere Bedingungen oder lehne höflich ab.
Um mehr zu erfahren, schau dir an Gruppenbuchungen oder Einzelbuchungen? Die Lösung des großen Dilemmas im Revenue Management von Hotels.
7. Richtiger Preis mit einem Preisrechner für Gruppenbuchungen
RoomPriceGenies kommende Preiskalkulator für Gruppenbuchungen macht das Rätselraten über Gruppenpreise überflüssig. Gib einfach ein paar Details ein, und die Funktion analysiert Markttrends, historische Daten und die prognostizierte Nachfrage, um einen optimierten Gruppentarif zu erstellen.
Das Ergebnis? Du kannst selbstbewusst einen wettbewerbsfähigen Preis anbieten, der mit deiner Umsatzstrategie übereinstimmt, ohne Stunden mit Tabellenkalkulationen zu verbringen.
Jetzt bist du bereit, kluge Gruppenentscheidungen zu treffen
Das Gruppengeschäft kann eine wertvolle Einnahmequelle sein, aber nur, wenn es strategisch angegangen wird.
Wenn du die richtigen Gruppen ansprichst, clevere Preismodelle einsetzt und einen herausragenden Service bietest, wird dein Hotel bei den Gruppen genauso beliebt sein wie du bei ihnen.
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