Les hôtels adorent les groupes. Ils réservent de grandes quantités de chambres, dépensent de l'argent pour des événements et des repas de groupe et réservent souvent longtemps à l'avance.
La question est de savoir si les groupes aiment votre hôtel.
Les organisateurs de groupes ont des besoins spécifiques et des attentes élevées. Pour attirer les bons groupes et faire en sorte qu'ils repartent satisfaits, vous devez leur offrir ce qui compte le plus pour eux. Sinon, ils iront voir ailleurs et vous manquerez de précieuses recettes.
Que faut-il donc faire exactement pour séduire les groupes ? Et pourquoi les hôtels devraient-ils être sélectifs quant aux groupes qu'ils acceptent ?
Que vous soyez gestionnaire de revenus, responsable des ventes ou directeur général, voici sept domaines clés sur lesquels vous devez vous concentrer dans le cadre de votre stratégie de revenus de groupe.
1. Comprendre les différents types de groupes
Tous les groupes ne sont pas égaux. Leurs besoins, leurs budgets et leurs attentes peuvent varier considérablement. Certains peuvent convenir parfaitement à un hôtel indépendant ou à un petit groupe hôtelier, tandis que d'autres conviendront mieux à un grand hôtel de conférence ou à une chaîne property.
Bien qu'il en existe de nombreux types, voici cinq des catégories les plus courantes :
- Entreprise - Ils sont réservés par des entreprises pour des réunions, des formations ou des retraites d'équipe, généralement pour des séjours en semaine. Elles ont souvent besoin d'un espace de réunion et d'une assistance technique fiable.
- Conférences - Les participants se réunissent généralement dans un centre de congrès proche, mais peuvent avoir besoin d'un hébergement, de petites salles de réunion ou d'espaces sociaux.
- Social - Mariages, réunions et autres célébrations, souvent pour des séjours d'un week-end. Ces groupes peuvent avoir besoin d'un espace événementiel, d'un service de restauration et d'un petit coup de main supplémentaire.
- Tournée des grossistes - Groupes de loisirs réservés par des voyagistes à des tarifs nets. Efficacité, prix abordable et repas de groupe mémorables sont les maîtres mots.
- Divertissement - Artistes en tournée, équipes de production et équipes médiatiques. Il peut être nécessaire de mettre en place des installations uniques telles que des bureaux de production, des suites pour les talents et des horaires d'arrivée et de départ flexibles.
Qui réserve ces groupes ? Généralement, des organisateurs de réunions, des voyagistes, des agents de voyage, des représentants d'entreprises ou des organisateurs de voyages - chacun ayant son propre style de communication et ses propres attentes.
Et si certains voyageront avec le groupe et joueront le rôle de contact sur place, d'autres délégueront ce rôle. Soyez prêt pour les deux scénarios.
2. Trouver les bons organisateurs de groupe
Si vous attendez que les entreprises du secteur des groupes vous trouvent, vous manquerez de précieuses opportunités. Voici quelques moyens de cibler de manière proactive les planificateurs de groupes et les décideurs :
- Lancez des campagnes de courrier électronique, des annonces ou des initiatives de vente directe adaptées aux entreprises locales, aux associations et aux agences de voyage.
- Associez-vous à des organisateurs de réunions, à des sites de mariage et à votre organisation locale de marketing de destination (DMO) ou à votre bureau des congrès.
- Présentez en ligne les caractéristiques de votre établissement adaptées aux groupes avec des photographies professionnelles, des visites vidéo, des forfaits et des témoignages élogieux d'anciens organisateurs.
3. Réagir rapidement - Les premières impressions positives sont cruciales
Pour de nombreux organisateurs, votre temps de réponse à une première demande est le premier signe de votre capacité à vous adapter à un groupe. Voici comment impressionner :
- Désigner un responsable des ventes du groupe.
- Affichez sur votre site web un formulaire en ligne ou une adresse électronique pour les demandes de renseignements des groupes.
- Répondre dans le même jour ouvrable - idéalement dans les quelques heures qui suivent.
- Être très professionnel et organisé.
- Partagez les détails qui montrent que vous êtes le partenaire idéal et incitez-les à réserver.
4. Une exécution sans faille
L'organisation d'un voyage pour un groupe peut s'avérer complexe et stressante. Les organisateurs veulent être sûrs que tout se passera bien, de l'enregistrement au départ.
Un bon service de groupe repose sur une communication claire, une attention aux détails et une coordination sans faille. Les étapes clés sont les suivantes :
- Créez un contrat détaillé qui expose clairement les attentes, les délais et les conditions d'annulation.
- Désigner un coordinateur chargé de finaliser la logistique et de servir de point de contact principal.
- Faites circuler un “résumé de groupe” (ou document d'information) aux services concernés avant l'arrivée.
- Examiner les détails lors des réunions préalables à l'arrivée avec l'équipe opérationnelle.
- Préparer à l'avance les clés des salles et les documents de bienvenue et être prêt à accueillir personnellement l'organisateur et les invités de marque à leur arrivée.
5. Offrir de la valeur, pas seulement des réductions
Les organisateurs de groupes peuvent s'attendre à une réduction par rapport à votre meilleur tarif disponible (BAR), mais le contexte est important. Si vous prévoyez une forte demande, il peut être plus judicieux d'augmenter vos tarifs ou même de refuser le groupe.
Ne vous contentez pas de baisser vos tarifs pour gagner un groupe. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la fourniture d'une valeur qui s'aligne sur vos objectifs de gestion des revenus.
- Discutez des demandes de groupes avec vos équipes de vente, de marketing et de revenus pour vous assurer qu'elles sont adaptées, et avec les opérations pour vous assurer de la capacité.
- Créez des forfaits à forte valeur ajoutée qui associent des chambres à des services et à des équipements, comme des forfaits mariage, des forfaits réunion ou des retraites tout compris.
- Utilisation solution de gestion automatisée des recettes pour fixer de manière dynamique le prix des blocs groupés et des entreprises de passage en fonction de la demande.
- Proposez des valeurs ajoutées plutôt que des baisses de tarifs, comme des chambres gratuites, des suites surclassées ou des espaces de réunion gratuits, ou des politiques d'annulation et d'attrition plus souples si nécessaire.
- Récompensez l'organisateur en lui offrant des avantages : un cadeau de bienvenue, un soin de spa, un séjour futur gratuit ou un surclassement exclusif.
6. Comparer la valeur d'un groupe à celle d'une entreprise de passage
Lors de l'évaluation d'une demande de groupe, il convient de toujours se poser la question suivante : cette réservation générera-t-elle plus de revenus que les clients de passage au cours de la même période ?
C'est là qu'un analyse du déplacement des revenus du groupe devient essentiel. Il vous permet de comparer les recettes prévues pour le groupe à celles que vous attendriez de réservations standard aux mêmes dates.
Si le groupe génère plus de revenus, c'est parfait. Dans le cas contraire, négociez de meilleures conditions ou refusez poliment.
Pour en savoir plus, consultez Groupe ou personne de passage ? Résoudre le grand dilemme de l'hôtellerie Revenue Management.
7. Un prix juste avec un calculateur de prix pour les réservations de groupe
RoomPriceGenie à venir Calculateur de prix pour les réservations de groupe élimine les incertitudes liées à la tarification des groupes. Il suffit d'entrer quelques informations et la fonction analyse les tendances du marché, les données historiques et les prévisions de la demande pour générer un tarif de groupe optimisé.
Le résultat ? Vous pouvez en toute confiance proposer un prix compétitif qui s'aligne sur votre stratégie de revenus sans passer des heures dans des feuilles de calcul.
Vous êtes maintenant prêt à prendre des décisions de groupe intelligentes
Les activités de groupe peuvent constituer une source de revenus à forte valeur ajoutée, mais seulement si elles sont abordées de manière stratégique.
En ciblant les bons groupes, en utilisant des outils de tarification intelligents et en offrant un service exceptionnel, votre hôtel sera aimé par les groupes autant que vous les aimerez.
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