The Oak Tree Inn ist ein charmantes, familiengeführtes Hotel mit 42 Zimmern am Ufer des Loch Lomond in dem malerischen Dorf Balmaha. Das Hotel wechselte von Avondatas früherem serverbasierten PMS, Hotel Executive, in die Cloud zu Rezcontrol, kurz nach Covid, und integrierte RoomPriceGenie, um den Umsatz Anfang 2024 zu optimieren.
Rezcontrol und RoomPriceGenie sprachen mit dem Geschäftsführer Martin Buchanan, um herauszufinden, was diese neuen Technologien für...
Das Oak Tree Inn wurde 1997 eröffnet und hat sein Angebot für die Gäste seither ständig verbessert und erweitert. Das Oak Tree Inn verfügt über eine Eisdiele und einen Coffee Shop, wurde zum besten Pub Schottlands gekürt und bietet Platz für Tagungen, Veranstaltungen, Urlauber und Reisegruppen.
Das Hotel legt bei seinen Entscheidungen großen Wert auf Nachhaltigkeit und verfügt über 246 Solarzellen, die einen Großteil des Geländes mit Strom versorgen, darunter auch die Ladestationen für Elektrofahrzeuge.
Zuvor hatten sie viele Verwaltungsaufgaben von Hand erledigt, indem sie Reservierungsdetails aktualisierten und Tarife manuell anpassten, und hatten Schwierigkeiten, Konsistenz und Transparenz zu wahren.
Als das Unternehmen wuchs, sein Angebot erweitert wurde und seine Popularität weitreichende Ausmaße annahm - zusammen mit den sich schnell entwickelnden Technologien im Gastgewerbe - erkannten sie die Vorteile, die sie durch den Wechsel in die Cloud und die Investition in einen neuen Tech-Stack aus Gründen des Umsatzes und der Effizienz erzielen würden.
"Wir sind ein kleines Team und haben die Vorteile der Rationalisierung und Automatisierung unserer Prozesse sowie unserer internen Kommunikation und Berichterstattung erkannt.
Als Familienbetrieb in einem Hotel, das zu Spitzenzeiten maximal ausgelastet ist, war es eine Herausforderung, den Überblick über alle anfallenden Aufgaben zu behalten, besonders in den Sommermonaten.
"Wir sind im Sommer immer voll, und es gab einfach zu viel zu tun und zu wenig Zeit", sagt Martin. "Wir wussten, wenn wir unsere Abläufe straffen könnten, würde das unseren Mitarbeitern mehr Zeit geben und alles professioneller machen. Auch bei der Preisgestaltung haben wir unsere eigenen Schätzungen gemacht, und obwohl wir unsere Parameter kennen und wissen, was der Markt hergibt, vor allem für unsere treuen Stammkunden, wussten wir auch, dass wir mit mehr Wissenschaft dahinter mehr Buchungen in den schwachen Zeiten und mehr Einnahmen in den Spitzenzeiten erzielen könnten."
"Wir hatten wenig Einblick in Daten und Leistungskennzahlen und wussten, dass dies ein offensichtlicher Bereich für Verbesserungen war.
Wie jedes Hotel, in dem zu bestimmten Zeiten besonders viel los ist, brauchte auch das Oak Tree Inn ein System, das einfach zu bedienen und für das Saisonpersonal leicht zu erlernen ist.
Martin trägt viele Hüte: Er arbeitet als General Manager und ist für den Gästeservice, das Restaurant und die Bar zuständig. Diese umfangreiche Aufgabe bringt ihn natürlich in die Bereiche Umsatzmanagement, Strategie, Optimierung der Effizienz, Gästeerlebnis und Rentabilität - was ihn in eine ideale Position brachte, um die Technologien zu überprüfen, die während der Zwangsschließungen während der Pandemie zur Verfügung standen, und um das Oak Tree Inn auf den neuesten Stand zu bringen, als das Hotel wieder öffnen konnte.
"Wir haben schon viele Jahre mit Hotel Executive gearbeitet", erklärt er, "da lag es nahe, Rezcontrol in Betracht zu ziehen." Er erkannte die Vorteile, die es mit sich bringt, alles an einem Ort zu haben, der automatisch aktualisiert wird, ohne dass man auf verschiedene Berichte zurückgreifen muss, um sich einen Überblick zu verschaffen oder Reservierungen zu überprüfen und manuell zu ändern.
"Das Gleiche galt für die Entscheidung, RoomPriceGenie an Bord zu holen, was wir Anfang 2024 taten", sagte er. "Die manuelle Arbeit mit den OTAs und der Versuch, die Preise anzupassen - und sie wollen immer den niedrigsten Preis anbieten - war eine Herausforderung. Man sah einen Aspekt des allgemeinen Managements oder der Belegung und Verfügbarkeit an einer Stelle und die Zimmerpreise an einer anderen, und es war schwierig, sie zu korrelieren, und führte nicht zu einer optimalen Preisgestaltung.
"Das Onboarding für beide Systeme verlief wirklich reibungslos - der Support ist fantastisch und beide Plattformen haben den Mitarbeitern unzählige Stunden Zeit erspart.“
Veränderungen sind immer beunruhigend, aber für das Oak Tree Inn verlief die Umstellung auf Rezcontrol reibungslos. Die Umstellung wurde dadurch erleichtert, dass das Hotel bereits vorher mit Hotel Executive gearbeitet hatte, was dem Hotel ebenfalls Vertrauen in das System gab. Rezcontrol importierte alle bestehenden Reservierungen und bot eine hervorragende Einarbeitung und schrittweise Schulung.
"Der Kundenservice von Rezcontrol ist der beste, den ich je erlebt habe", sagt Martin. "Ich habe schon mit einigen Systemen gearbeitet, aber dieses sticht sowohl für mich als auch für das Team wirklich heraus.
Nachdem der RoomPriceGenie-Algorithmus auf Martins Preisstrategie abgestimmt war, konnte er sich von der Überwachung der täglichen Raten und Einnahmen zurückziehen. Da das System eindeutig Ergebnisse lieferte und sowohl den Umsatz als auch die Buchungen steigerte, konnte er sich auf andere Aspekte des Geschäfts konzentrieren, da er wusste, dass die Preisgestaltung bei Genie in guten Händen war.
"Ich komme im Sommer kaum dazu, an meinem Schreibtisch zu sitzen", sagt er, "und auf Rezcontrol kann ich sowieso alles auf einen Blick sehen. Die neuen Systeme haben mir unzählige Stunden erspart."
"Rezcontrol und RoomPriceGenie haben sowohl die Effizienz als auch die Einnahmen drastisch verbessert - und die Art und Weise, wie die Daten von einem in das andere übertragen werden, ist nahtlos."
Die kombinierten Lösungen von Rezcontrol und RoomPriceGenie haben die Effizienz und auch die Tarifgestaltung deutlich verbessert.
In Bezug auf das PMS lobt Martin die allgemeine Benutzerfreundlichkeit von Rezcontrol und vor allem den Planer.
"Mit Rezcontrol siehst du alles auf einen Blick, von den Preisen und der Verfügbarkeit bis hin zu den Zahlungen und Paketen."
"Es ist großartig", sagt er. "Du kannst alles auf einen Blick sehen, von den Preisen und der Verfügbarkeit bis hin zum Zahlungsstatus, verknüpften Tischbuchungen - wir nutzen Resdiary - und Paketen. Da wir expandiert haben, ist das immer wichtiger geworden. Die automatisierten E-Mails zur Einbindung der Gäste sparen Zeit, sehen professionell aus und stellen sicher, dass alle Details korrekt sind. Außerdem nutzen wir sie oft, um mit Bring-Back-E-Mails und Angeboten das Wiederholungsgeschäft zu fördern."
"Der Stresspegel ist gesunken und die Automatisierung des Datenflusses zwischen den Systemen bedeutet eine viel einfachere Kommunikation zwischen den Abteilungen.
Das Team findet es auch besonders nützlich, dass der Planer farblich angepasst werden kann und dass das System für die Rezeptionisten und das Management so einfach zu bedienen ist, von der Änderung von Reservierungen bis hin zur Erstellung von Berichten für das Housekeeping, die Belegungsrate, den Umsatz oder alles andere.
"Im Sommer ist bei uns so viel los", erklärt Martin. "Neue Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich einzuarbeiten, und das tun sie immer. Der Stresspegel ist gesunken und die Automatisierung des Datenflusses zwischen den Systemen bedeutet eine viel einfachere Kommunikation zwischen den Abteilungen, z. B. zwischen Rezeption, Housekeeping und F+B, mit klareren, leichter zugänglichen Informationen."
Was die Preisstrategie angeht, so hat RoomPriceGenie es dem Oak Tree Inn ermöglicht, von festen Tarifen zu dynamischen Tarifen überzugehen.
"Wir haben gemerkt, dass wir mit unseren festen Tarifen Verluste machen", sagt Martin, "aber wir hatten nicht alle Informationen oder Analysen, die wir für dynamische Tarife brauchten. An unserem Standort sind wir ein sehr saisonabhängiges Unternehmen, und wir wollten in der Lage sein, die Preise für verschiedene Wochentage und Jahreszeiten festzulegen, um Lücken zu schließen und die Preise zu maximieren, wenn die Nachfrage am höchsten ist, und um Direktbuchungen zu fördern - ohne dabei das zu überschreiten, was die Gäste bereit oder in der Lage sind zu zahlen.
"Nachdem ich einige Zeit mit RoomPriceGenie gearbeitet habe, um den Algorithmus einzurichten, muss ich ihn jetzt kaum noch ansehen."
Martin hat im Vorfeld mehr Zeit in die Zusammenarbeit mit RoomPriceGenie investiert, um den Algorithmus zu verfeinern, sodass er ihn jetzt kaum noch zu Gesicht bekommt. "Wir können die datengesteuerten Tarifentscheidungen übernehmen und gleichzeitig manuelle Änderungen zulassen", erklärt er, "und wir konnten die Änderungen so anpassen, dass wir unsere Stammgäste nicht verprellen."
Kann das Oak Tree Inn also messbare Ergebnisse aus der Einführung von Rezcontrol und RoomPriceGenie erwarten?
"Die Rendite der Investition in RoomPriceGenie ist eindeutig", sagt Martin. "Wir haben unsere Belegungsrate in den schwächeren Zeiten um 8% erhöht, während der Umsatz insgesamt um 10% gestiegen ist, ohne dass dies zu einem Rückgang der Buchungen geführt hat.
"Mit Rezcontrol haben wir eine enorme Effizienzsteigerung und Zeitersparnis erreicht, so dass wir uns mehr auf unsere Gäste und weniger auf die Verwaltung konzentrieren können - was auch zu Kosteneinsparungen führt."
Rezcontrol ist eine vollständig cloudbasierte Hotelmanagement-Software, mit der Hoteliers die Kontrolle haben. Sie ist jederzeit, überall und von jedem Gerät aus verfügbar und ermöglicht es Hotelgruppen und unabhängigen Hotels sowie Boutique-Pubs und Gasthöfen mit Zimmern, mehr Gäste zu erreichen, den Betrieb zu skalieren und das gesamte Hotelmanagement zu vereinfachen.
Mit 30 Jahren Erfahrung im Bereich Hotelmanagement-Software kennen wir die Probleme, mit denen du konfrontiert bist, und wissen, was du brauchst, um deinen Betrieb reibungslos, effizient und profitabel zu führen
