L'auberge Oak Tree est un charmant hôtel familial de 42 chambres situé sur les rives du Loch Lomond, dans le village pittoresque de Balmaha. Ils sont passés du précédent PMS basé sur serveur d'Avondata, Hotel Executive, au cloud avec Rezcontrol juste après Covid et ont intégré RoomPriceGenie pour optimiser les revenus au début de 2024.
Rezcontrol et RoomPriceGenie ont rencontré le directeur général Martin Buchanan pour découvrir la différence que ces nouvelles technologies ont faite...
L'Oak Tree Inn a ouvert ses portes en 1997 et n'a cessé d'améliorer et d'étendre son offre à ses clients, en proposant désormais des pods, des cottages et même un bus de restauration privé ! L'établissement gère un glacier et un café attenants, a reçu le titre de meilleur pub d'Écosse et accueille des réunions, des événements, des vacanciers et des groupes de touristes.
L'hôtel privilégie le développement durable dans son processus décisionnel et dispose de 246 panneaux solaires qui alimentent une grande partie du site, y compris les bornes de recharge pour véhicules électriques.
Auparavant, ils effectuaient de nombreuses tâches de gestion à la main, en mettant à jour les détails des réservations et en ajustant les tarifs manuellement, et ils avaient du mal à maintenir la cohérence et la visibilité.
Au fur et à mesure que l'entreprise s'est développée, que son offre s'est élargie et que sa popularité s'est étendue - parallèlement à l'évolution rapide des technologies de l'hôtellerie -, elle a pris conscience des avantages qu'elle tirerait d'une migration vers le cloud et d'un investissement dans un nouvel ensemble de technologies, tant pour des raisons de revenus que d'efficacité.
"Nous sommes une petite équipe et nous avons vraiment vu les avantages de la rationalisation et de l'automatisation de nos processus, ainsi que de notre communication interne et de nos rapports.
En tant qu'entreprise familiale dans un hôtel qui connaît un taux d'occupation maximal aux heures de pointe, il était difficile de garder le contrôle de toutes les tâches à accomplir, en particulier pendant les mois d'été.
"Nous sommes toujours très occupés en été, et il y avait trop de choses à faire et trop peu de temps", a déclaré M. Martin. "Nous savions que si nous pouvions rationaliser nos processus, cela libérerait du temps pour le personnel et rendrait l'ensemble plus professionnel. Nous générions également nos propres estimations en matière de prix, et bien que nous connaissions nos paramètres et que nous sachions ce que le marché acceptera, en particulier pour nos clients fidèles, nous savions également qu'avec plus de science, nous pourrions générer plus de réservations pendant les périodes creuses, et plus de revenus pendant les périodes de pointe."
"Nous avions peu de visibilité sur les données et les indicateurs de performance et nous savions qu'il s'agissait d'un domaine d'amélioration évident".
Comme tout hôtel particulièrement occupé à certaines périodes, The Oak Tree Inn avait également besoin d'un système facile à utiliser et à apprendre pour le personnel saisonnier.
Martin porte plusieurs casquettes : il est directeur général et responsable des services aux clients, ainsi que du restaurant et du bar. Ce rôle étendu l'amène naturellement à s'intéresser à la gestion des revenus, à la stratégie, à l'optimisation de l'efficacité, à l'expérience des clients et à la rentabilité, ce qui le place dans une position idéale pour passer en revue les technologies disponibles pendant les fermetures obligatoires liées à la pandémie et pour mettre l'Oak Tree Inn à niveau lorsque l'hôtel a pu rouvrir ses portes.
"Nous travaillions avec Hotel Executive depuis de nombreuses années", explique-t-il, "c'est donc tout naturellement que nous avons opté pour Rezcontrol". Il a pu constater les avantages d'avoir tout en un seul endroit, mis à jour automatiquement, sans avoir à se référer à différents rapports pour obtenir une vue d'ensemble ou vérifier les réservations et faire des modifications manuelles.
"Il en a été de même pour la décision d'intégrer RoomPriceGenie à bord, ce que nous avons fait début 2024", a-t-il déclaré. "Travailler manuellement avec les OTA et essayer d'ajuster les tarifs - et ils veulent toujours promouvoir le tarif le plus bas - était un défi. Vous pouviez voir un aspect de la gestion générale ou de l'occupation et de la disponibilité à un endroit, puis les tarifs des chambres à un autre, et les corréler était délicat, et ne conduisait pas à une tarification optimisée."
"L'intégration des deux systèmes s'est faite en douceur - l'assistance est formidable et les deux plateformes ont permis au personnel d'économiser un nombre incalculable d'heures de travail.“
Le changement est toujours inquiétant, mais pour The Oak Tree Inn, la migration vers Rezcontrol s'est faite en douceur. Cette migration a été facilitée par le fait que l'hôtel avait déjà utilisé Hotel Executive, ce qui lui a permis d'avoir confiance dans le système. Rezcontrol a importé toutes les réservations existantes et a fourni une excellente formation étape par étape.
"Le service client de Rezcontrol est le meilleur que j'aie jamais connu", a déclaré Martin. "J'ai travaillé avec plusieurs systèmes, mais celui-ci se distingue vraiment, tant pour moi que pour l'équipe.
Une fois que l'algorithme de RoomPriceGenie a été affiné pour s'aligner sur la stratégie de tarification de Martin, il a pu prendre du recul par rapport à la surveillance des tarifs et des revenus quotidiens. Le système ayant clairement produit des résultats (augmentation des revenus et des réservations), il a pu se concentrer sur d'autres aspects de l'entreprise, sachant que la tarification était entre de bonnes mains avec Genie.
"L'été, je n'ai presque jamais l'occasion de m'asseoir à mon bureau", dit-il, "et de toute façon, je peux tout voir en un coup d'œil sur Rezcontrol. Les nouveaux systèmes m'ont fait gagner un nombre incalculable d'heures".
"Rezcontrol et RoomPriceGenie ont considérablement amélioré l'efficacité et les revenus - et la façon dont les données sont transférées de l'un à l'autre est transparente.
Les solutions combinées de Rezcontrol et de RoomPriceGenie ont considérablement amélioré l'efficacité et la fixation des tarifs.
En ce qui concerne le PMS, Martin fait l'éloge de la facilité d'utilisation générale de Rezcontrol et du planificateur en particulier.
"Avec Rezcontrol, vous pouvez tout voir en un coup d'œil, depuis les tarifs et la disponibilité jusqu'aux paiements et aux forfaits.
"C'est génial", dit-il. "Vous pouvez tout voir d'un coup d'œil, des tarifs et des disponibilités à l'état des paiements, en passant par les réservations de tables liées - nous utilisons Resdiary - et les forfaits. Au fur et à mesure de notre expansion, cet aspect est devenu de plus en plus important. Les courriels automatisés d'engagement des clients permettent de gagner du temps, d'avoir l'air professionnel et de s'assurer que tous les détails sont corrects. Nous les utilisons aussi souvent pour fidéliser les clients en leur envoyant des courriels de rappel et des offres.
"Les niveaux de stress ont diminué et l'automatisation du flux de données entre les systèmes facilite grandement la communication entre les départements.
L'équipe trouve également très utile la possibilité de personnaliser les couleurs du planning et la facilité d'utilisation du système pour les réceptionnistes et la direction, qu'il s'agisse de modifier des réservations ou de produire des rapports sur l'entretien, les taux d'occupation, les recettes ou toute autre chose.
"Nous sommes très occupés en été", explique M. Martin. "Les nouveaux employés doivent être en mesure d'assimiler le système et de s'en servir, et ils y parviennent toujours. Les niveaux de stress ont diminué et l'automatisation du flux de données entre les systèmes facilite grandement la communication entre les services, par exemple entre la réception, l'entretien ménager et F+B, avec des informations plus claires et plus accessibles.
En ce qui concerne la stratégie de tarification, RoomPriceGenie a permis à Oak Tree Inn de passer de tarifs fixes à des tarifs dynamiques.
"Nous nous sommes rendu compte que nous étions perdants avec nos tarifs fixes", explique M. Martin, "mais nous ne disposions pas de toutes les informations ou analyses nécessaires pour mettre en place des tarifs dynamiques. Nous voulions pouvoir fixer des tarifs en fonction des différents jours de la semaine et des différentes périodes de l'année, afin de combler les lacunes lorsque nous en avions et de maximiser les tarifs lorsque la demande était la plus forte, tout en encourageant les réservations directes - sans aller au-delà de ce que les clients sont prêts à payer ou capables de le faire.
"Après avoir passé du temps à travailler avec RoomPriceGenie pour mettre en place l'algorithme, je n'ai pratiquement plus besoin de le consulter.
Martin a passé plus de temps à travailler avec RoomPriceGenie pour affiner l'algorithme, qui est maintenant en place et qu'il n'a pratiquement plus besoin de consulter. "Nous pouvons prendre en compte les décisions tarifaires basées sur les données tout en autorisant les dérogations manuelles", explique-t-il, "et nous avons pu adapter les changements pour éviter d'aliéner notre clientèle de base".
L'auberge Oak Tree Inn peut-elle donc constater des résultats quantifiables grâce à la mise en œuvre de Rezcontrol et de RoomPriceGenie ?
"Le retour sur investissement de RoomPriceGenie est évident", a déclaré Martin. "Nous avons augmenté nos taux d'occupation de 8% pendant les périodes creuses, tandis que les recettes ont augmenté de 10% dans l'ensemble, sans que cela n'entraîne une baisse des réservations.
"Rezcontrol nous a permis d'accroître considérablement notre efficacité et de gagner du temps, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur nos clients et moins sur l'administration, ce qui se traduit également par des économies de coûts.
Rezcontrol est un logiciel de gestion hôtelière entièrement basé sur le cloud qui donne le contrôle aux hôteliers. Disponible à tout moment, en tout lieu et depuis n'importe quel appareil, il permet aux groupes hôteliers et aux hôtels indépendants, ainsi qu'aux pubs de charme et aux auberges avec chambres, d'atteindre plus de clients, d'étendre leurs opérations et de simplifier la gestion globale de l'hôtel.
Avec 30 ans d'expérience dans le domaine des logiciels de gestion hôtelière, nous connaissons les problèmes auxquels vous êtes confrontés et savons ce dont vous avez besoin pour gérer votre établissement de manière fluide, efficace et rentable.
