Lorsqu'une destination est choisie pour accueillir un événement de grande envergure, tel qu'une compétition sportive, un concert à grand spectacle ou une conférence à l'échelle de la ville, c'est un moment palpitant.
Grâce à une gestion intelligente des recettes, un hôtel peut gagner l'année.
Rien que cette année, les visiteurs afflueront dans le nord de l'Italie pour les Jeux olympiques d'hiver, dans les villes d'Amérique du Nord pour la Coupe du monde de football, et en Islande, en Espagne et au Portugal pour assister à l'éclipse solaire totale - sans parler des nombreux concerts organisés dans le monde entier.
Comment votre hôtel peut-il tirer le meilleur parti de ces opportunités ? Voici cinq façons de se préparer aux méga-événements et de maximiser les recettes.
1. Prévision précoce de la demande
Les événements de grande envergure sont souvent confirmés des années à l'avance, bien avant que les modèles de demande habituels ne soient clairs. C'est là qu'interviennent les prévisions à long terme.
Les étapes à suivre pour commencer sont les suivantes :
- Prévoir la demande régulière. Examinez les schémas de réservation antérieurs pour estimer le taux d'occupation et le tarif moyen auxquels vous pourriez vous attendre en l'absence de l'événement.
- Vérifiez auprès de l'organisateur de l'événement. Demandez les prévisions de fréquentation, les horaires et l'emplacement des principaux lieux de réunion.
- Estimez la demande pour votre property. Tenir compte de la proximité des lieux de spectacle, de l'accès aux transports en commun, de l'historique des événements et de l'offre de chambres sur le marché (y compris les locations à court terme).
- Établir des schémas de séjour. Inclure les nuits précédant l'événement (arrivées et installation), les nuits de pointe (jours de l'événement) et les départs après l'événement.
- Déterminer le déplacement. Si l'organisateur demande un bloc de chambres, cela vous aidera à décider du nombre de chambres à engager (le cas échéant) et à quel tarif.
Vos prévisions ne seront pas parfaites, et ce n'est pas grave. Vous pourrez les affiner au fur et à mesure que les modèles de réservation deviendront plus évidents.
Pour les événements récurrents, regardez vers le passé
Les schémas de réservation et de séjour antérieurs sont souvent de bons indicateurs pour les événements récurrents. En 2024, les chambres d'hôtel situées dans des endroits privilégiés ont commencé à se remplir quelques semaines avant l'éclipse solaire totale, et les tarifs ont grimpé en flèche. En ce qui concerne l'éclipse de cet été, l'intérêt des voyageurs est déjà très vif, avec un volume de recherche en hausse à trois chiffres, selon Hotels.com.
2. Fixer le prix avec précision
Décider des tarifs à appliquer si longtemps à l'avance peut s'avérer décourageant. Si vous ne voulez pas être trop prudent et laisser de l'argent sur la table, vous ne voulez pas non plus être trop agressif et vous retrouver avec des chambres vides.
Voici comment trouver le juste milieu :
- Éviter la sous-évaluation. Les petits hôtels indépendants ont tendance à pratiquer des tarifs plus bas pendant les périodes de forte demande que les grands hôtels et les grandes marques.
- Prix dynamiques. Plutôt que de fixer un tarif unique pour l'ensemble de l'événement, fixez un prix par jour en fonction de la demande. Proposez des tarifs plus élevés pour les nuits de pointe et des prix moins élevés pour les nuits d'accalmie.
- Optimiser la tarification par type de chambre. Si l'événement attire des VIP et des personnes qui dépensent beaucoup d'argent (comme la Formule 1 et les Jeux olympiques), facturez des tarifs plus élevés pour les suites et les chambres de luxe.
- Gérer les canaux de distribution. Fermer les tarifs réduits et les canaux à coûts élevés (OTA, grossistes) aux dates de forte demande.
- L'offre groupée pour augmenter les recettes totales. Proposez des forfaits avec des suppléments tels que des repas, des transports locaux, des marchandises, des services haut de gamme ou des suppléments dans les chambres.
Jusqu'où les taux peuvent-ils aller ?
La sensibilité aux prix varie selon les événements, mais voici quelques exemples récents de croissance des taux :
- Jeux olympiques de Paris 2024 : +141% ADR par rapport à l'année précédente (STR)
- La tournée 2024 Eras de Taylor Swift : +300% ADR dans certaines villes par rapport à l'année précédente (CoStar)
- Coupe du monde 2026 : +78%-961% le taux augmente trois semaines après la confirmation du calendrier (New York Times)
L'état d'esprit en matière de tarification qui freine certains hôtels
Dans une étude récente Guide des recettes podcast, Tim Boersma, de RoomPriceGenie, a soulevé un problème commun : de nombreux hôteliers craignent de surévaluer le prix de leurs chambres, en particulier les propriétaires-exploitants qui s'inquiètent des critiques négatives ou du mécontentement de leurs clients fidèles.
Mais la fixation des prix doit être guidée par les données, et non par les émotions, a-t-il ajouté. Avec le bon système de gestion des risques, les décisions sont plus sûres, moins réactives et, en fin de compte, plus rentables.
Les événements sont un moment privilégié pour faire preuve d'audace. Citant le Grand Prix de Formule 1 des Pays-Bas, M. Boersma a fait remarquer que “les hôtels contrôlent les prix parce que la demande est supérieure à l'offre”. Toutefois, en fin de compte, “c'est toujours le client qui décide de ce qu'il va payer”.”
3. Protégez vos stocks
Lorsqu'il est géré stratégiquement avec la tarification, le contrôle des disponibilités permet de s'assurer que seules les réservations les plus intéressantes sont enregistrées pendant les périodes de pointe, tout en augmentant le taux d'occupation des nuits précédant et suivant l'événement.
Voici quelques tactiques de gestion des stocks à prendre en compte :
- Fixer des dates butoirs : Si vous avez réservé un bloc de chambres, prévoyez suffisamment de temps pour revendre les chambres qui n'ont pas trouvé preneur.
- Mettre en œuvre les restrictions relatives à la durée minimale de séjour (LOS): Encouragez les réservations plus longues et remplissez les nuits intermédiaires.
- Renforcer les politiques de réservation: Réduisez le nombre d'annulations et de désistements en prolongeant les fenêtres d'annulation, en proposant des tarifs non remboursables ou en payant à l'avance.
- Verrouiller les stocks : Interdire au personnel de proposer des surclassements, des réductions ou des surréservations sans l'accord du directeur général ou du responsable des recettes.
- Évaluez soigneusement les réservations de groupe. Avant d'accepter un groupe, lancez une analyse des déplacements pour comparer sa valeur à celle des entreprises de passage.
4. Séjour Flexible
Même les événements les plus importants peuvent réserver des surprises. Pour protéger votre property contre les hausses inattendues ou les baisses de la demande, surveillez de près le rythme des réservations.
À surveiller :
- Une reprise plus lente (ou plus rapide) que prévu
- Modification des prix ou de la disponibilité des concurrents
- Changements d'horaire, mauvaises conditions météorologiques ou faible vente de billets
Ne réagissez pas trop tôt. Les voyageurs nationaux peuvent réserver tardivement, tandis que les clients internationaux planifient longtemps à l'avance. Connaissez vos segments et ajustez-les de manière réfléchie.
Deux récits édifiants : Les risques de la surfacturation
Après le choix de Paris comme ville hôte des Jeux olympiques de 2024, les hôtels locaux... fixer des taux agressifs. Mais à l'approche des jeux, une vague de locations à court terme a inondé le marché. Pour atteindre leurs objectifs d'occupation, les hôtels ont dû réduire considérablement leurs tarifs.
De même, lors de la préparation de la Eurovision 2025 en Suisse, Les hôtels de Bâle ont fixé des tarifs élevés et des contrôles stricts sur les réservations. Lorsque la demande s'est avérée plus faible que prévu, les hôtels qui ont assoupli leurs restrictions et ajusté leurs tarifs ont obtenu de meilleurs résultats que ceux qui sont restés fermes.
5. Des outils intelligents pour simplifier la tarification des événements
La gestion manuelle de prix exorbitants demande du temps et de l'attention que de nombreux hôtels n'ont tout simplement pas. Une solution intelligente de gestion des revenus peut prendre en charge une partie de ce fardeau.
Recherchez des outils qui :
- Prévoir la demande 12 mois ou plus à l'avance
- Suivre les vacances et les événements sur un calendrier intégré
- Contrôler les ramassages quotidiens, hebdomadaires et mensuels
- Ajuster les tarifs de manière dynamique en fonction de la demande
- Automatiser les règles et les restrictions en matière de séjour minimum
Les grands événements ne se produisent pas tous les jours. Avec les bonnes stratégies et les bonnes technologies, votre hôtel peut être prêt à tirer le meilleur parti de l'occasion.
Découvrez comment le système RoomPriceGenie Calendrier des événements aide les hôtels à rester au fait des événements en suivant automatiquement les événements du marché.
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